Een kantoor kan gebruik maken van kantoorspecifieke aanpassingen en uitbreidingen op de standaardtemplate in CaseWare Cloud. In dat geval is er sprake van het gebruik van een kantoorlaag.
Wanneer een update van de template van CaseWare Cloud plaatsvindt, is het van belang om de kantoorlaag toe te passen op de nieuwe template. In dit artikel worden mogelijkheden beschreven die er zijn om de template bij te werken naar een volgende versie.
Kantoorlaag bijwerken na jaarovergang
Voor meer en uitgebreidere informatie over de kantoorlaag zie: De kantoorlaag beheren.
Algemeen
Het is eenvoudig te achterhalen of gebruik wordt gemaakt van een kantoorlaag:
-
Open een recente opdracht van de desbetreffende app.
-
Ga in de menubalk naar het
symbool. -
Kies dan voor “Over”.
-
In het dialoogvenster ziet u de naam van de App en het versienummer van de template.
In onderstaand voorbeeld is de app dus SAMENSTEL+ en de template versie 1.5209.0. De .0 geeft aan dat het de CaseWare standaardtemplate betreft. Elk ander getal dan .0 geeft aan dat een kantoorlaag gebruikt wordt.
Template bijwerken zonder kantoorlaag
Indien een kantoor geen kantoorlaag heeft ingesteld wordt de template automatisch bijgewerkt. Er is verder geen actie nodig.
Template met kantoorlaag bijwerken
Als een kantoorlaag is aangemaakt, dan wordt de template niet automatisch bijgewerkt naar de nieuwe versie van de Caseware standaardtemplate.
Wanneer een nieuwe versie van de template beschikbaar is, zal in de “Instellingen” bij ‘Manage Template’ de knop Bijwerken verschijnen.
Als de knop bijwerken niet verschijnt is er nog een kantoorlaag in bewerking. Publiceer deze eerst, waarna de knop bijwerken alsnog verschijnt.
De beheerder van de kantoorlaag kan er dan voor kiezen om de bestaande kantoorlaag toe te voegen aan de nieuwe CaseWare standaardtemplate met de knop Bijwerken of de kantoorlaag te verwijderen en met de CaseWare standaardtemplate te gaan werken.
Als gekozen is voor het Bijwerken, dan worden de kantoorspecifieke aanpassingen in de kantoorlaag toegevoegd aan de standaardtemplate. Kies daarna voor Publiceer template om de template beschikbaar te stellen aan gebruikers.
Het is uiteraard belangrijk om te controleren of de kantoorspecifieke aanpassingen nog aansluiten bij de CaseWare standaardtemplate.
Template met kantoorlaag bijwerken voor een nieuw boekjaar
Diverse cloud-apps kennen een template per boekjaar. Als de template voor het nieuwe boekjaar beschikbaar komt, moet de kantoorlaag, indien gewenst, ook toegevoegd worden aan de template van het nieuwe boekjaar.
In het eerdere boekjaar is te zien of gebruik wordt gemaakt van een kantoorlaag.
In de nieuwe jaartemplate wordt de knop Aanpassingen vanuit vorige template migreren getoond.
Om kantoorspecifieke aanpassingen in de kantoorlaag van voorgaande template mee te nemen naar nieuwe jaar template dan voert u de migratie actie uit.
Hou er rekening mee dat er geen concept open moet staan van vorige jaar template.
Kies daarna voor Publiceer template om de template beschikbaar te stellen aan gebruikers.
Het Caseware template nummer is bijgewerkt naar een hogere versie (De kantoorlaag begint weer bij nummer 1.
Wijzigingen in de kantoorlaag in eerdere jaartemplates worden daarna niet meer bijgewerkt in de nieuwe jaartemplate of andersom. Bepaal dus goed op welk moment de kantoorlaag wordt bijgewerkt in de nieuwe jaartemplate om dubbel onderhoud te voorkomen.