Nieuwe consolidatie aanmaken
Nieuwe entiteit aanmaken
Opzetten van de consolidatie boomstructuur
Combineren en consolideren van entiteiten binnen het moedermaatschappij-consolidatiebestand
Combineren en consolideren van entiteiten uit externe Working Papers bestanden
Consolidatie van een combinatie van real-time en batch-bestanden
Koppelen van een geconsolideerd dossier aan CaseView
Omzetten van een combinatie van extern gekoppelde consolidatiebestanden naar real-time
Wijzigen en uitbreiden van een consolidatiestructuur
Nieuwe consolidatie aanmaken
De optie Consolideren is binnen Caseware Working Papers terug te vinden in het menu Opdracht. Gebruik om te consolideren de optie Opdracht | Consolideren.
Daarna komt u in het volgende scherm.
Gebruik Opdracht | Consolideren om twee of meer bestanden te consolideren. Entiteiten kunnen worden gestructureerd volgens een boomstructuur (zoals in Windows Verkenner en Working Papers DocumentManager).
Het aantal entiteiten is onbeperkt. De symbolen hebben de volgende betekenis:
|
|
Een real-time consolidatie entiteit. Er bestaat geen apart bestand voor deze entiteit. Als dit pictogram wordt weergegeven in de boom onder een batch-consolidatie-item dan is dit een real-time dochteronderneming van het batch-bestand. Zie Kleindochter 1 en Dochter 3 hierboven. |
|
|
|
Geeft een extern Working Papers bestand weer verwerkt in het batch-consolidatiebestand. |
|
|
|
Bij de eerste toevoeging van een nieuw extern Working Papers bestand in de consolidatie wordt een waarschuwingsicoon getoond waaruit blijkt dat de entiteit nog niet is verwerkt in het gecombineerde consolidatiebestand. Als er wijzigingen zijn aangebracht in het externe Working Papers bestand en de gebruiker keert terug naar het consolidatiebestand verschijnt er een waarschuwingsbericht: De entiteit waar wijzigingen zijn aangebracht zal dit pictogram tonen totdat de consolidatie met deze entiteit opnieuw is uitgevoerd. Dit zal daarna wijzigen naar het externe Working Papers icoon Zie Dochter 4 hierboven. |
|
|
|
Als dit pictogram verschijnt na het toevoegen van een extern Working Papersbestand geeft dit aan dat het bestand ingepakt is en indien de consolidatie wordt uitgevoerd, wordt de gebruiker meegedeeld dat het dossier zal worden uitgepakt. Dit pictogram kan ook aangeven dat een bestand is verplaatst of verwijderd en dat deze niet meer kan worden gevonden op het pad dat oorspronkelijk was ingesteld in de eigenschappen van de entiteit. Zie Dochter 2 hierboven. |
|
|
Consolidatie opties in het dialoogvenster |
Het scrollvenster toont de consolidatiehiërarchie voor de entiteit en bij partieel consolideren het percentage van elk bedrijf of divisie dat deel uitmaakt van de geconsolideerde entiteit. Als er geen percentage verschijnt naast de naam van een dochteronderneming, dan wordt deze voor 100% meegeconsolideerd in de moedermaatschappij. Zie Dochter 2 hierboven voor een voorbeeld van een entiteit met een 50%-consolidatie. |
|
|
Slepen |
Sleep entiteiten om de consolidatiestructuur aan te passen op dezelfde manier als u documenten verplaatst in het dossier (de DocumentManager). Klik op Klik op Klik op Klik op Klik op Klik op |
Nieuwe entiteit aanmaken
Naam Entiteit
Entiteitsnamen zijn opgenomen in een apart veld in de database. De naam verschijnt als een voorvoegsel aan het rekeningnummer, maar wordt niet gecombineerd met het rekeningnummer. Daardoor zijn de rekeningnummers in het consolidatiedossier en het bestaande cliëntbestand altijd identiek.
Naam
Voer de naam van de entiteit in zoals die verschijnt in de consolidatiestructuur. Deze beschrijving wordt weergegeven in de totale en lokale entiteit keuzeschakelaar en op alle automatische documenten die de naam van de entiteit weergeven. Namen ingevuld in dit veld kunnen tot 50 lettertekens lang worden.
Indien de juridische naam van de entiteit langer is dan 50 lettertekens en volledig op uw verklaringen moet worden weergegeven, klik dan op om bij uitgebreide omschrijving een langere naam in te voeren voor de entiteit. De uitgebreide naam verschijnt niet op de Working Papers automatische documenten, maar kan worden gekoppeld aan CaseViewdocumenten.
Afkorting
Geef de holding enkelvoudig en consolidatie niet dezelfde naam.
Voer een korte ID-code voor deze entiteit. Deze zal worden gebruikt in CaseView bij het invoeren van berekeningen die gegevens kunnen koppelen aan een specifieke entiteit in de geconsolideerde structuur. Een logische ID-code is de naam van het bedrijf of het afdelingsnummer en deze kan gebruikt worden als het afdelingsnummer in het geconsolideerde bestand. De afkorting kan tot 6 karakters lang worden.
Working Papers maakt automatisch een afkorting aan voor de nieuwe entiteiten die toegevoegd worden, die bestaat uit de eerste letter van elk van de woorden in de naam van de entiteit. De afkorting wordt automatisch aangepast als er later aanpassingen worden aangebracht in de naam van de entiteit -mits de gebruiker nooit handmatig de afkorting aanpast- waardoor deze niet langer deze overeenkomst volgt.
Zie voorbeeld:
Externe bron voor detail entiteit
Klik op de radiobutton om aan te geven of deze entiteit is gekoppeld aan een extern cliëntbestand of dat deze intern gehandhaafd wordt in het geconsolideerde bestand.
|
Geen |
Klik op deze radiobutton wanneer het bestand van de entiteit wordt gehandhaafd binnen het geconsolideerde bestand en real-time wordt bijgewerkt. In dit geval dient het bijwerken van de bestanden van deze administratie in het geconsolideerde bestand uitgevoerd te worden. Het bestand is niet toegankelijk voor een externe computer. |
|
|
Bestaand bestand |
Klik op deze radiobutton wanneer de entiteitsrecords in een separaat cliëntbestand zijn opgenomen, los van het geconsolideerde bestand. Het geconsolideerde bestand wordt batch-gewijs bijgewerkt. Klik op de knop Bladeren en selecteer het Casewarebestand met behulp van het dialoogvenster. |
|
|
Inclusief vorige saldi, budgetsaldi, prognosesaldi |
Selecteer deze checkbox wanneer de consolidatie deze specifieke saldi moet importeren van de individuele cliëntdossiers. |
|
|
Inclusief zelf gedefinieerde saldi |
Selecteer deze checkbox om zelf gedefinieerde saldi in het externe bestand naar het geconsolideerde entiteitsbestand te halen. Als de zelf-gedefinieerde-saldi-identifier niet bestaat in de geconsolideerde entiteit, dan wordt deze aangemaakt. |
|
|
Toepassen wisselkoers |
Om in de consolidatie de saldi op basis van de buitenlandse wisselkoersen in de individuele cliëntbestanden mee te nemen, klikt u op Toepassen wisselkoers. |
|
|
Nulrekeningen uitsluiten |
Als dit vakje wordt geselecteerd dan worden alle rekeningen van de individuele cliëntbestanden met nulsaldo uitgesloten van de consolidatie. |
|
|
Synchronisatie rekening eigenschappen |
Wanneer deze optie wordt geselecteerd, worden wijzigingen van rekeningeigenschappen en regelverwijzing gesynchroniseerd tussen het externe entiteitsbestand en het geconsolideerde bestand samengevoegd gedurende de batch-consolidatie. Als dezelfde rekening gewijzigd is in beide bestanden, dan wordt een conflictoplossing dialoogvenster geopend, waarin u kunt kiezen van welk bestand u de aangepaste eigenschappen wilt gebruiken. |
|
|
Ontmap nieuwe externe rekening |
Als het vakje aangevinkt is, dan krijgen nieuwe rekeningen die binnenkomen vanuit externe bestanden, geen mappingnummer. Als het vinkje niet aanstaat dan zullen de nieuwe rekeningen hetzelfde mappingnummer hebben als ze hadden in de externe entiteit. |
|
|
Opmerking: |
Als u niet wilt dat de wijzigingen van rekeningen van de moeder of de consolidatie worden overschreven, zorg er dan voor dat deze optie niet geselecteerd is. |
Externe bestanden worden per rekening verwerkt en toegevoegd in het moederbestand met het gebruikte rekeningnummer als unieke sleutel tijdens de consolidatie. Rekeningen uit het externe bestand worden toegevoegd aan het moederbestand. Bij latere consolidaties wordt, als het rekeningnummer bestaat in de moedermaatschappij, geactualiseerd, anders toegevoegd.
Partieel consolideren
|
Huidig jaar, Budgetsaldi, Prognosesaldi |
Als u deze toevoegt in de consolidatie, vermeld dan in elk vak het aandeel in de geconsolideerde entiteit. Het aandeel kan worden ingevoerd als een breuk, bijvoorbeeld ½, of het kan worden ingevoerd als een percentage. |
|
|
Voorgaand jaar 1 tot en met 4 |
De meest voorkomende situatie zal zijn 100%, 0% of, in geval van een joint-venture, 50%. |
Opzetten van de consolidatie boomstructuur
U kunt de boomstructuur opzetten op de wijze waarop de entiteiten moeten worden gecombineerd. Elke entiteit kan aanvullende eigenschappen hebben, zoals de naam, de afkorting en bestaande links (dat wil zeggen een entiteit die in meer dan één aftakking van de boom zit, zoals Dochter 4 hieronder.)
De meest effectieve manier voor het opzetten van een dochteronderneming, zoals Dochter 4 die gerelateerd is aan meer dan één entiteit in de consolidatiestructuur, is in een extern clientbestand dat batch-gewijs wordt bijgewerkt bij de entiteiten waaraan het gerelateerd is.
Soorten consolidaties
Selecteer de manier waarop u wilt dat de gegevens van de dochterondernemingen en afdelingen worden geconsolideerd in het moederbedrijf.
|
Real-time consolidatie |
De bestanden van de dochterondernemingen worden opgezet en geactualiseerd direct binnen het bestand van de moedermaatschappij. Omdat deze bestanden allemaal intern worden beheerd, komen wijzigingen in elke dochter of afdeling onmiddellijk tot uiting. Dit is real-time consolidatie. |
|
|
Batch-consolidatie |
De bestanden van de dochterondernemingen en afdelingen worden aangemaakt en geactualiseerd in de cliëntbestanden die zijn opgeslagen buiten het dossier van de moedermaatschappij (het geconsolideerde bestand). Deze bestanden worden vaak op een andere computer opgeslagen of zelfs op een afgezonderde locatie. Aanpassingen in deze cliëntbestanden komen niet direct tot uiting in het geconsolideerde bestand. U dient de gegevens van de dochterondernemingen in een batch toe te voegen door het openen van het geconsolideerde bestand naar het consolidatie-dialoogvenster, te gaan en de knop Toepassen te kiezen. |
|
|
Combinatie batchbestanden en realtime bestanden |
Het is mogelijk een consolidatiestructuur te creëren, die een combinatie bevat van dochterondernemingen waarvan de bestanden deels real-time en deels batch-gewijs worden bijgewerkt. U kunt bijvoorbeeld een geconsolideerde onderneming opzetten, CONS, met drie dochterondernemingen, waarvan de bestanden van de dochterondernemingen 1 en 3 real-time worden bijgewerkt in het geconsolideerde bestand en de bestanden van de dochteronderneming 2 extern aangemaakt en batchgewijs geactualiseerd. |
Combineren en consolideren van entiteiten binnen het moedermaatschappij-consolidatiebestand
Het meeste werk in het samenvoegen en het consolideren van entiteiten in real-time is het opzetten van de consolidatiestructuur. Als dat eenmaal is gedaan, is het bijwerken van het bestand net zo eenvoudig als het bijwerken van een enkel cliëntbestand.
Voor het effectief gebruik van real-time consolidatie, besteedt u dan met name aandacht aan de entiteitskeuzeknop op de inhoud werkbalk en de kopieer- en plakmogelijkheden in de saldibalans.
Nadat u de consolidatieboom heeft opgebouwd, kunt u de rekeningenstructuur, het werkblad saldibalans (rekening) en documenten voor elke entiteit opbouwen door te beginnen met een dochteronderneming. Kopieer en plak dan de instelling om de volgende entiteit op te bouwen. Een voorbeeld hiervan ziet u onder 2.14.1.
Combineren en consolideren van entiteiten uit externe Working Papers bestanden
In bepaalde gevallen wilt u Working Papersbestanden gescheiden houden voor elke dochteronderneming in de consolidatiestructuur. In dat geval zal, wanneer u een geconsolideerd bestand opent dat is gekoppeld aan de externe klant, Working Papers een bericht weergegeven dat een bestand is bijgewerkt en vragen of u opnieuw wilt consolideren.
Om opnieuw te consolideren, gaat u naar het consolidatie-dialoogscherm en klikt op de knop Toepassen. Alle gegevens uit het bronbestand worden samengevoegd in het doelbestand in een batch met behulp van de bestaande entiteitsstructuur. Het resulterende doelbestand zal identiek zijn aan het bestand waarin alle entiteiten samen zouden zijn verwerkt.
Consolidatie van een combinatie van real-time en batch-bestanden
Het creëren van een geconsolideerd bestand dat een combinatie bevat van zowel real-time als batch-bestanden is een kwestie van het opzetten van de real-time bestanden en vervolgens een koppeling naar de batchbestanden.
- Opzetten van de intern beheerde entiteiten bijgewerkt in real-time
- Opzetten van de extern beheerde entiteiten bijgewerkt per batch
Koppelen van een geconsolideerd dossier aan CaseView
U kunt CaseViewdocumenten koppelen aan de saldi in een geconsolideerd Working Papersbestand op dezelfde manier als u een CaseViewdocument aan een enkel clientbestand kunt koppelen. U kunt evengoed een CaseViewdocument koppelen aan de saldi van twee of meer entiteiten in de consolidatieboom, zodat u consolidatierapporten kunt maken die de inhoud van alle dochterondernemingen bevatten.
Binnen de Financials omgeving zijn hiervoor in de basistemplate MKB BV Cons de benodigde CaseViewdocumtenten al toegevoegd. Deze documenten bevatten ook een sleutel die belangrijk is voor de goede werking van de rapportage binnen Financials. Voor een verdere uitleg, zie het hoofdstuk Rapportage.
Omzetten van een combinatie van extern gekoppelde consolidatiebestanden naar real-time
Nadat de eerste consolidatie is uitgevoerd kan de gebruiker beslissen dat de consolidatie wordt omgezet naar een real-time consolidatie, zodat in tegenstelling tot een batch-gewijze consolidatie het dossier in een bestand wordt gehouden. Het omzetten van een batch-gewijs opgebouwd Working Papersbestand naar een real-timedossier:
- Selecteer de entiteit in de consolidatie dialoog Opdracht | Consolideren
- Selecteer de knop Eigenschappen
- Onder Externe bron de Koppeling met veranderen in Geen
- Klik op OK om het Eigenschappen entiteit dialoogvenster te sluiten
- Klik op Toepassen om de consolidatie bij te werken op basis van de wijzigingen en verlaat het consolidatie dialoogvenster of klik op OK om de consolidatie bij te werken op basis van de wijzigingen en sluit het Consolidatie dialoogvenster
Wijzigen en uitbreiden van een consolidatiestructuur
Vanuit het basisdossier kunt u zelf een basistemplate aanmaken waarin een standaardstructuur aanwezig is.
Om deze aan te passen aan de situatie van uw cliënt kunt u via de menuoptie Opdracht | Consolideren onderstaand scherm weer openen.
Door met uw cursor te kiezen voor een van de entiteiten en te klikken op de knop Eigenschappen, Nieuw of Verwijderen kunt u een entiteit beïnvloeden.
Om een entiteit te verplaatsen binnen de consolidatiestructuur sleept u de betreffende entiteit naar een nieuwe plaats.
Als voorbeeld geven we het verplaatsen van Dochter 1 en Dochter 2 naar een inmiddels aangemaakte tussenholding. Voor het verplaatsen wordt eerst de tussenholding toegevoegd.
Nu kunnen de dochters onder de tussenholding gesleept worden.
Ook is het mogelijk een extern opgebouwde tussenholding ineens, inclusief de dochters, mee te consolideren in de hoofdconsolidatie.
Na het aanmaken van de Tussenholding 2 kan deze gekoppeld worden aan dit bestand.
Nu kan, via de optie OK of Toepassen, de tweede tussenholding meegeconsolideerd worden.
Ook hierbij geldt dat het aan te bevelen is de namen van de entiteiten uniek te maken. Het zal ook niet lukken om een reeds bestaande afkorting opnieuw te gebruiken. Caseware Working Papers geeft in dat geval een foutmelding.