In dit artikel leggen we uit hoe de werking van de vergrendel (lockdown) procedure is voor een gebruiker. en hoe deze door de applicatiebeheerder kan worden beïnvloedt.
Op 1 januari 2018 is het verplicht geworden om als kantoor invulling te geven aan de NVKS (Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen). Een van de onderdelen hier is is het na 60 dagen afsluiten van het dossier zoals aangegeven in artikel 12 lid 2 onderdeel j.
Hieronder leggen we de verschillende opties uit met de gevolgen die dit heeft op de dossiers.
Working Papers
Het afsluiten (vergrendelen of lockdown) is standaard functionaliteit van Caseware Working Papers (CWP). Om dit te kunnen doen moet de applicatiebeveiligingsgroep waaraan je bent toegewezen het recht hebben tot het uitvoeren van de lockdown. De gebruiker doorloopt hiervoor de volgende stappen in CWP.
- Kies in het lint voor Opdracht | Vergrendel
- In het vervolgscherm kies voor Nu vergrendelen of stel een datum in waarna de vergrendeling ingaat.
- Wordt gekozen voor de optie "Op een vooraf bepaalde datum afsluiten" dan zal op basis van de wettelijke termijn van 60 dagen een voorstel worden gedaan. Hier kunt u uiteraard vanaf wijken.
- klik op volgende. In het scherm worden nu de opties getoond Opschonen van dossier en uitvoeren van jaar overgang. Met het aanvinken van de laatste optie wordt eerst een jaarovergang uitgevoerd waarna de vergrendelingsprocedure automatisch wordt gestart. U heeft daarop dan geen invloed meer. Is Opschonen dossier aangevinkt dan zullen eerst de documenten worden verwijderd waar behouden niet is aangevinkt.
Wanneer de vergrendeling wordt uitgevoerd heeft het al dan niet ingesteld zijn van een wachtwoord de volgende consequenties:
| Als | Dan | Opmerking |
| de beveiliging in het dossier niet actief is. | volgt er geen dialoogscherm waar een wachtwoord kan worden ingesteld. Het dossier kan worden geopend met alleen een reden voor ontgrendelen. | |
| de beveiliging in het dossier actief is en het wachtwoord is ingesteld op sjabloonniveau. | volgt er geen dialoogscherm waar een wachtwoord kan worden ingesteld. Het dossier kan worden geopend met ingeven van het wachtwoord en een reden voor ontgrendelen. | Lees in dit artikel hoe het wachtwoord op sjabloonniveau kan worden ingesteld en dit artikel hoe het wachtwoord over dossiers en of sjablonen in bulk kan worden uitgerold. |
| de beveiliging in het dossier actief is maar het wachtwoord is niet ingesteld op sjabloonniveau. | volgt er een dialoogscherm waar een wachtwoord kan worden ingesteld. Het dossier kan worden geopend met ingeven van dit wachtwoord en een reden voor ontgrendelen. | Middels deze optie weet iedereen het wachtwoord dat moet worden gebruikt. Wijkt een gebruiker hiervan af en vergeet men het gebruikte wachtwoord dan kan het dossier niet meer worden ontgrendeld. |
| de beveiliging in het dossier actief is en er wordt een leeg wachtwoord gebruikt bij het vergrendelen. | kan het dossier worden geopend zonder wachtwoord onder het alleen ingeven van een reden voor ontgrendelen. |
Financials
Door de beheerder kan zijn ingesteld dat met het invullen van de Datum verklaring automatisch de lockdownprocedure wordt ingeregeld. U hoeft dan via Working Papers niets te doen. De procedure gaat dan automatisch lopen echter zonder opschonen van het dossier of het automatisch verrichten van de jaarovergang.