Hoe richt ik de DataStore in als ik van zowel de Controle- als Samenstel Manager gebruik maak?
Uitgangspunt is dat alle gebruikers in één DataStore zitten en dat er ook slechts van deze ene DataStore gebruik wordt gemaakt. Start Caseware Working Papers (CWP) zonder een dossier te openen. Ga direct naar Bestand, Instellen beveiliging en log in als 'sup'.
In de complianceproducten van Caseware zijn een aantal standaard groepen aangemaakt. Deze kunnen eventueel zijn aangevuld met extra groepen. Hieronder ziet u een voorbeeld van standaard aanwezige groepen.
De groepen ACC, ASS, CTR en KWAL zijn de groepen die uniek in de diverse producten wordt gebruikt, dit zijn ook de groepen die per product voor moeten komen. Wanneer beide producten worden gebruikt moeten er aanpassingen worden gedaan zodat er groepsscheiding gaat ontstaan. Wanneer er gewerkt wordt met de Controle- en de Samenstel manager dan dan is ons advies om de groepen als volgt samen te stellen.
Algemene groepen
- 0, SEC, VEN
Groepen tbv Samenstel manager
- SACC, SASS, CTR, SKWL
Groepen tbv Controle manager
- CACC, CASS, CTR, CKWL
Hierbij valt op dat de groep CTR niet product specifiek is, dit is op dit moment nog niet mogelijk er wordt wel aan gewerkt. Aan de algemene groepen en de groepen tbv de samenstelmanager kunnen ook direct gebruikers worden gekoppeld. Voor de groep voor de Controle manager is dit doorgaans niet wenselijk omdat de invulling van de teams hier vaak wisselt. Ook is het niet aan te bevelen gebruikers te koppelen aan de groep CTR. Vervolgens moeten de (kantoor)templates worden geopend per product om de algemene en de productspecifieke groepen deel uit te laten maken van de templates.
Open, bijvoorbeeld, de template van de samenstelmanager.
Dit moet voor alle (samenstel) templates worden herhaald.
Vervolgens moeten de Controle gerelateerde groepen worden gekoppeld aan de controle templates. Open hiervoor een controle template en voeg de gewenste groepen toe, zodat hier alleen algemene en Controle gerelateerde groepen beschikbaar zijn.
Dit moet voor alle (samenstel) templates worden herhaald. Door dit in alle templates vast te leggen zullen de juiste groepen inclusief haar (eventuele) gebruikers automatisch in ieder nieuw dossier komen.
Het beheren van de groepen en haar gebruikers gebeurt nog steeds op centraal niveau. Er moet minimaal 1 groep met een beheerder zijn gekoppeld aan de controle templates, omdat bij een controle dossier de gebruikers niet vooraf gedefinieerd zullen zijn. Voor alle andere template vormen kunnen de gebruikers al aan de desbetreffende groep zijn gekoppeld.
Nieuwe dossiers zullen automatisch worden voorzien van de juiste groepen en gebruikers. Om bestaande dossiers aan te passen naar de nieuwe structuur zijn er tools beschikbaar om u hierbij te helpen. Neem contact op met Caseware Support voor deze tools.