Onderstaande aanbevelingen voor het gebruik van de CaseWare Software is een combinatie van het gebruik van CaseWare Working Papers met een of meerdere van onze templates.

Interpreteer de aanbevelingen in het licht van de overige software die wordt gebruikt, de grootte van de groep van gebruikers en de daadwerkelijke omvang van het totaal aan gebruikers en de daarvoor noodzakelijke IT-infrastructuur. Vanwege de vraag uit de markt is informatie toegevoegd over onze ervaringen met Microsoft Azure en de wijze waarop we dit voor onze CaseWare On Azure oplossing inzetten.

We adviseren om een CaseWare Consultant te betrekken bij de technische implementatie van onze software.

Lokale werkplek

Besturingssysteem en Office pakket

CaseWare Working Papers en de Connector Office kunnen met alle op dit moment door Microsoft Ondersteunde Windows- en Officeversies worden gebruikt. Hierbij hebben we de volgende aanvulling:

• Vanaf Working Papers 2017 is een 64 bit besturingssysteem verplicht.

Let op dat Microsoft het volgende aangeeft:

Eerdere versies van Windows, waaronder Windows 7, 8 en Windows 8.1, bieden beperkte ondersteuning als ze worden uitgevoerd op nieuwe processors en chipsets van fabrikanten zoals Intel, AMD, NVidia en Qualcomm.

Ga voor meer informatie naar de Microsoft site Support Lifecycle - veelgestelde vragen waar u kunt nazoek of het door u gebruikte besturingssysteem nog wordt ondersteund. 

Wanneer bestanden worden benaderd vanuit Windows 7/8/2008 en 2008R2 dan moet u dit knowledge base artikel bij CaseWare International goed doorlezen en bij twijfel onze consultants raadplegen.

Hardware

• Recente Intel 64 bit processor waarbij de voorkeur ligt bij een recente generatie Core i5, i7 of de mobiele en server varianten hiervan. Een Intel processor heeft vaak een betere single core performance dan een AMD processor. 
• Processor snelheid boven aantal cores (Single core performance is belangrijk) 
• Intern geheugen passend bij het gekozen besturingssysteem en overige software. In de praktijk wordt tegenwoordig 4 GB als absoluut minimum aanbevolen voor een desktop oplossing. Realistisch gezien worden de business modellen vaak al aangeboden met 8 of 16GB aan intern geheugen waar bij dit laatste de meest ideale optie is gezien de overige werkzaamheden van de gebruiker.
• Een SSD-disk wordt geadviseerd. Dit is vaak ook de standaard voor een business model waar de 512 GB of hogere variant een lichte voorkeur heeft maar waar 256 GB al vaak goed voldoet.
• Een monitor met een minimale resolutie van 1920 x 1080. 

Fileserver

Besturingssysteem

De bestanden kunnen worden opgeslagen op een fileserver waarbij alle op dit moment door Microsoft ondersteunde Windows Server besturingssystemen kunnen worden gebruikt. Ga voor meer informatie naar Support Lifecycle - veelgestelde vragen.

Het wordt afgeraden om de DC en FS rol op 1 en dezelfde server te combineren voor server 2012/2012R2.

Distributed File System

CaseWare werkt met openstaande databases. Er zijn twee componenten van Microsoft Distributed File System ( DFS ):

• DFS-Replicatie
• DFS-Namespaces

DFS-Replicatie maakt gebruik van een "last-writer wins" methode voor het bepalen welke versie van een
bestand aangehouden wordt wanneer een bestand wordt gewijzigd op twee of meer locaties. DFS-Replicatie is daarom niet compatibel met CaseWare Working Papers cliëntdossiers. Dit leidt tot bestandscorruptie met als gevolg beschadigde klantdossiers of zelfs het niet meer kunnen openen van dossiers.
DFS-Namespace geeft de mogelijkheid om een virtuele structuur van gedeelde mappen aan te maken en zijn compatibel met CaseWare Working Papers.

Opmerking: Performance is afhankelijk van meerdere factoren, zoals de snelheid van schijven en de "afstand" naar de locatie van de schijven. Een goed werkend DNS is belangrijk ten behoeve van het resolven van DFS-Namespaces en daarmee de performance van onze software.

Hardware

• Recente 64 bit (server)processor waarbij de voorkeur ligt bij een Intel Core i5, i7 of AMD Ryzen 5 en 7  (Zen 2 en Zen 3 variant) en de respectievelijke server varianten hiervan.
• Intern geheugen passend bij de uit te voeren functies en gewenst performance niveau. In de praktijk wordt tegenwoordig 8 GB als minimum aanbevolen.
• Harddisk configuratie passend bij het gewenste performance en veiligheidsniveau waarbij rekening moet worden gehouden dat er voldoende IOPS beschikbaar zijn. Een recente SSD van bij voorkeur 500 Gb of hoger is een goede keus.
• Netwerkaansluiting minimaal 1 GB.

Remote Desktop oplossingen

De in de markt gangbare Remote Desktop oplossingen (VDI/RDS/Citrix) worden ondersteund. Voor de werkplek kunnen alle door Microsoft ondersteunde desktop en server besturingssystemen worden gebruikt passend bij de taak die uitgevoerd dient te worden. Een voorbehoud wordt gemaakt voor het gebruik van Azure en Amazon Cloud diensten. Dit is specialistisch werk en wordt niet (standaard) ondersteund. CaseWare is geen leverancier van deze Cloudproducten en is daardoor per definitie geen specialist op het gebied hiervan. De uitzondering hierop is de eigen CaseWare On Azure oplossing waarin onze CaseWare software als een SAAS model wordt aangeboden. 

Hardware

De benodigde hardware die nodig is om een Remote Desktop-oplossing voor het kantoor te realiseren verschilt per kantoor omdat wensen, aantal medewerkers en gebruikte softwarepakketten hier een grote invloed op hebben. Dit kan alleen door specialisten worden gedaan. CaseWare heeft praktijkervaring met diverse systemen en kan op basis van haar consultancyervaring gecombineerd met gelimiteerd eigen onderzoek samen met de IT-(hosting)provider beoordelen of een bestaand of nieuw systeem in de praktijk voldoet. CaseWare is geen leverancier van deze producten en is daardoor per definitie geen specialist op het gebied van het aanbieden van RD-oplossingen.

Virtualisatie oplossingen

De in de markt gangbare hardware virtualisatie oplossingen worden ondersteund. Het virtualiseren van de CaseWare software is in de praktijk een lastige aangelegenheid en wordt derhalve niet geadviseerd noch standaard ondersteund.

Hardware

De benodigde hardware die nodig is voor een gevirtualiseerde omgeving, verschilt per kantoor en kan in onze optiek alleen door specialisten worden neergezet en onderhouden. CaseWare heeft praktijkervaring met diverse systemen en kan op basis van haar consultancy-ervaring gecombineerd met gelimiteerd eigen onderzoek samen met de IT-(hosting)provider beoordelen of een systeem in de praktijk voldoet. CaseWare is geen leverancier van deze producten en is daardoor per definitie geen specialist op het gebied van virtualisatie.

Azure platform

Onderstaand advies voor het Azure platform komt vanuit de ervaringen die CaseWare heeft opgedaan vanuit haar eigen CaseWare on Azure oplossing. In deze omgeving maken we alleen gebruik van de volgende applicaties: Working Papers, Office 365, Chrome en Acrobat Reader DC.

Het Server OS waar op onze ervaringen zijn gebaseerd is Windows Server 2016 in combinatie met Citrix front end

Besturingssysteem

De server heeft de rol als RDS/Citrix(VDA).

Azure VM configuratie

• Een eigen resourcegroep waar alle resources inzitten
• Dynamic Disk - Premium SSD – Opslaan in Cache Lezen/Schrijven
• Grootte – F8s-V2 (8VCPU’s/16GB RAM)
• Max. aantal sessies per server is 8

Disclaimer

Wanneer er meer / andere software dan bovenstaand genoemd geïnstalleerd wordt, is het noodzakelijk om doormiddel van het zelf uitvoeren van testen te ontdekken of de performance acceptabel blijft. Hiermee vervallen de bovengenoemde specificaties.

Working Papers SmartSync kopie

In CaseWare on Azure werken we uitsluitend met CaseWare Cloud. In CaseWare Cloud worden de Working Papers bestanden opgeslagen. Dit gebeurd fysiek in een SmartSync server configuratie en maakt dus gebruik van dezelfde techniek die op kantoren in gebruik is middels een lokale SmartSync Server installatie. In CaseWare on Azure worden de SmartSync kopieën opgeslagen op de tijdelijke D:\ schijf die standaard aangeboden wordt vanuit Azure. De schijf wordt na het stoppen (dealocated) van de virtuele machine ook verwijderd.

Ondersteuning

CaseWare heeft de adviserende rol maar kan geen support leveren op technisch vlak bij een eigen installatie op Azure.

Op SQL gebaseerde Datastore

SQL Versies

De CaseWare Data Store kan gebruik maken van een Microsoft SQL backend om data op te slaan. Ondersteund worden de SQL(Express) versies zoals deze momenteel gangbaar zijn in de markt.

Hardware

• Minimum van 4GB harddisk ruimte per database.
• Minimum van 3 GB Ramgeheugen.
• 1 CPU – u kunt SQL Server installeren en gebruiken op een multiprocessor server maar alleen 1 cpu zal worden gebruikt.

Installatie

De Data Store kan worden geïnstalleerd op een bestaande SQL Server omdat het zijn eigen afzonderlijke database aanmaakt. Voor CaseWare Working Papers gebruikers moet het mogelijk zijn om de SQL Server te benaderen.

Vereiste software voor installatie

• SQL Server Configuration Manager (integrated with all SQL Server editions)
• Windows Services Console (system built-in administrative tool)
• Microsoft SQL Server Management Studio (Download via deze link)

SmartSync Server

Besturingssysteem

Bestanden worden bij voorkeur opgeslagen op een SmartSync Server waarbij de benodigde componenten geïnstalleerd kunnen worden in een omgeving voorzien van alle op dit moment door Microsoft ondersteunde Windows Server besturingssystemen. Ga voor meer informatie naar Support Lifecycle - veelgestelde vragen.

Hardware

• Recente Intel 64 bit server processor
• Intern geheugen minimaal 4 GB; 8GB adviseren wij voor een betere performance met extra 1 Gb voor elke 50 gebruikers en 5000 bestanden.
• Harddisk configuratie passend bij het gewenste performance, veiligheidsniveau en server indeling.
• Netwerkaansluiting minimaal 1 GB

Het virtualiseren van de Smartsync server op een VmWare of Hyper-V omgeving is mogelijk en ondersteund. Het gebruik van SmartSync server in een Azure of Amazon omgeving wordt niet  standaard ondersteund. Het advies is om in dat geval gebruik te maken van CaseWare Cloud.

Data specificaties

• CaseWare Working Papers programma bestanden(Program files): 350MB;
• Additionele software ten behoeve van management: 30 MB;
• Lokale library ten behoeven van onze templates: 700 - 1350 MB;
• Elk cliëntdossier (alleen jaarrapportage) vereist ongeveer 50 Mb niet ingepakt of 12 Mb ingepakt; De grootte van een cliëntdossier hangt erg af van de hoeveelheid toegevoegde data als pdf-, Ms-Word-, Ms-Excel- bestanden en de wijze waarop met mijlpalen wordt omgegaan;
• Elk cliëntdossier (manager) vereist ongeveer 100 Mb niet ingepakt of 25 Mb ingepakt; De grootte van een open cliëntdossier hangt erg af van de hoeveelheid toegevoegde data als pdf-, Ms-Word-, Ms-Excel- bestanden en de wijze waarop met mijlpalen wordt omgegaan.

Beveiliging en bevoegdheden

• Voor installatie is het noodzakelijk dat u lokaal Administrator rechten heeft.
• Het gebruik van CaseWare Working Papers vereist dat u lees/schrijf toegang heeft tot de programmamap en iedere map waar cliëntbestanden staan.
• Zorg ervoor dat tijdens de installatie van CaseWare Working Papers er geen andere programma’s open staan en schakel antivirus software tijdelijk uit totdat de installatie is afgerond.

CaseWare Onderdelen

Onderstaand een toelichting over de technische integratie van de CaseWare Software componenten.

In bovenstaand diagram ziet u twee opties hoe de Data Store (Registreren van gebruikers en de inrichting van de applicatierechten in dossiers) kan worden ingeregeld. Voor de Accountancy-branch adviseren wij het gebruik van optie 2; De DataStore aangemaakt in een SQL omgeving. Bij minder dan 10 gebruikers is dit een gewenste doch niet verplichte optie. Overleg met de CaseWare technisch consultant wat in uw geval de beste optie is. 

De CaseWare software kan op verschillende wijze worden geïmplementeerd. In de installatiehandleiding zijn deze situaties in diagrammen geschetst met en zonder DataStore in een SQL omgeving. Voor het opslaan van dossiers adviseren wij zeker voor de accountancy om gebruik te maken van CaseWare Cloud of een SmartSync Server omgeving om snel en accuraat dossiers te kunnen opvragen en gemakkelijk gezamenlijk binnen en buiten kantoor in dossiers samen te werken. Deze situatie is nog niet in diagrammen verwerkt.

Een Fileserver blijft noodzakelijk ten behoeve van de CaseWare Software