In dit artikel wordt beschreven hoe u een Leadsheets, placeholders en sectiememo's op kantoorniveau kunt aanmaken of aanpassen.
- Nieuwe aanmaken
- Bestaande muteren
- In lussen nieuw aangemaakte leadsheet /placeholder en sectiememo's
Er is een interface ten behoeve van het toevoegen van leadsheets, placeholders en sectiememo op kantoorniveau opgenomen in de Menu opties van de Content Editor Managers.
Nieuwe aanmaken
Met RMK menu is het mogelijk om een nieuwe leadsheets, placeholders en sectiememo aan te maken door op toevoegen te klikken.
Er komen enkele velden vrij waarbij een keuze gemaakt moet worden
- DocId
Hier geef je een document nummer op die je wilt gebruiken. Wij raden aan om een nummer/ID toe te kennen boven de 50, oftewel X.X.X.50 of hoger. Dit omdat CaseWare zelf de nummers onder 50
in de toekomst kan gebruiken. Let er wel op dat de opgegeven nummer in de xml range valt van de template. Dit is te vinden in de installatie ....\Caseware\[Manager product]\ [Jaar]\Standaard\XML\[Manager product]_20xx_BV(of een andere variant).xml.
Dit veld is altijd beschikbaar ongeacht te keuze voor type bij punt 3 - Omschrijving
Dit veld is bedoeld om een Document naam op te geven zoals dit in de document manager beschikbaar zal komen. Dit veld is altijd beschikbaar ongeacht te keuze voor type bij punt 3 - Type
In dit dropdown menu kan een keuze gemaakt worden voor de volgende document types:
- Sectiememo --> Kunnen gekoppeld worden aan kerndocumenten via instellingen kerndocumenten
- Overige CaseView documenten
- Leadsheets
- Placerholders
De documenten kunnen nog in de Content Editor Managers gekoppeld worden aan een post of een proces - Fase
Hier geef je de fase op waar het document hoort te staan in de document manager.
Dit veld is altijd beschikbaar ongeacht te keuze voor type bij punt 3. - Inhoud/xml
Functie van placeholder/plaatsaanduider is dat u een plaats reserveert voor een document(Word, Excel of PDF), die u op een latere tijdstip van de controle- of samenstelopdracht in het klantdossier in lust.
Het makkelijkste is om een ander Placeholder of Leadsheet als voorbeeld te nemen en de inhoud daarvan te kopiëren en te plakken in de nieuw aan te maken bestand.
Vervolgens dien je de naam en nummer/ID te wijzigen van de inhoud naar de gewenste naam en ID onder “Identification” (geldt voor leadsheet als placeholder)
Bij onderdeel “Grouping” maak je een selectie maken van de tonen mappingen in de leadsheet. In het voorbeeld is gekozen voor “Fromgroup”“AA.B” “ToGroup” AA.B”. Hierbij worden alle cijfers op mapping AA.B(Materiële vaste activa) getoond in de leadsheet
In onderdeel "Headings” kunnen de getoonde koppen in de leadsheet aangepast worden
Bestaande muteren
Door dubbel te klikken op de desbetreffende document nummer kan een bestaande leadsheets, placeholders en sectiememo gemuteerd worden. Na het aanpassen kan dit opgeslagen worden met button "toepassen".
In lussen nieuw aangemaakte leadsheet /placeholder en sectiememo's
Het advies is om de versie nummer van documentenbeheer in de Content Editor Managers op te hogen zodat het direct zichtbaar is in het document documentenbeheer en toegevoegd kan worden aan het dossier.
Als de stap hierboven niet wordt uitgevoerd kan eventueel dit ook in het dossier handmatig bijwerkt worden door heropbouwen documentenlijst te klikken waarna het zichtbaar is om toe te voegen aan het dossier.
Voor het toevoegen aan het dossier kan op twee verschillende manieren:
Handmatig per dossier:
door handmatig een vinkje te zetten in de kolom "In dossier opnemen" en vervolgens dossier aanvullen te klikken.
Geautomatiseerd op kantoor niveau:
In de Content Editor Managers Basisinstellingen | Standaard kantoordocumenten kan middels RMK menu desbetreffende document geselecteerd worden en middels button "verwerken" opgeslagen
Hiermee krijgt het documenten in documentenbeheer in kolom "Altijd" een vinkje om aangevuld te worden en staat automatisch het vinkje voor "in dossier opnemen" aan. Middels dossier aanvullen komt dit terecht in het dossier.