Binnen de Caseware Manager is het mogelijk om zowel automatische als handmatige aantekeningen te maken.
Automatische aantekeningen maken
Binnen checklisten en werkprogramma’s kan per vraag een automatische aantekening worden gemaakt door middel van de aantekeningenknop in de kolom “Aant”. Zodra op de aantekeningenknop wordt geklikt, komt het aantekeningscherm op. U kunt in de aantekeningscherm het onderwerp, bevinding en de oplossing ingeven. Het is ook mogelijk om een aantekening toe te wijzen aan een groep. De toelichting wordt automatisch overgenomen naar de bevindingen.
Het aantekeningicoon verandert van naar
, zodat te zien is bij welke vraag een aantekening is gemaakt.
Handmatige aantekeningen maken
In alle overige CaseView-documenten en in de Documentmanager zijn via de rechter muisknop handmatige aantekeningen te maken. Afhankelijk van de plaats waar de aantekening wordt gemaakt, ziet het menu via de rechtermuisknop er als volgt uit:
Indien met behulp van de rechtermuisknop wordt gekozen voor het maken van een nieuwe handmatige aantekening, wordt het aantekeningenscherm zichtbaar waarin alle relevante informatie met betrekking tot de aantekening wordt vastgelegd. De gebruiker bepaalt hoe gedetailleerd de aantekening wordt gedocumenteerd.
Met het aantekeningenscherm kan aan de aantekening een:
- Persoon of groep worden toegewezen;
- Omschrijving worden gegeven;
- Begin- en een einddatum worden gekoppeld;
- Prioriteit worden toegekend;
- Document worden gekoppeld;
- Soort worden toegekend.
Het voordeel bij het gebruik van aantekeningen boven notities is dat deze kunnen worden afgewerkt en aan anderen worden toegewezen.
Let op:
Binnen de checklisten en werkprogramma’s is het belangrijk om aantekeningen alleen via de aantekeningenknop te maken zodat de aantekeningen zowel aan het juiste document als aan de juiste vraag worden gekoppeld. Het soort aantekening wordt zo ook automatisch ingevuld. Bij het maken van een handmatige aantekening dient u zelf de aantekeningensoort te kiezen waarbij u de keuze heeft uit de een aantal types.
Gemaakte aantekeningen op dossierniveau weergeven in Caseware Working Papers
Binnen Caseware Working Papers worden gemaakte (zowel automatische als handmatige) aantekeningen weergegeven door in de navigatie werkbalk op de knop “Aantekeningen” te klikken. Alle gemaakte aantekeningen worden nu onderin het scherm weergegeven.
Gemaakte aantekeningen op dossierniveau weergeven in CaseView
Binnen CaseView is het tevens mogelijk om per document de gemaakte aantekeningen weer te geven. Ga hiervoor in de menubalk naar “Beeld” kies “Toon” en vervolgens “Aantekeningen”. De aantekeningen worden ook nu onderaan het scherm op documentniveau weergegeven.
Na het activeren van de aantekeningen binnen Caseware Working Papers of CaseView wordt het aantekeningenoverzicht zichtbaar.
Het aantekeningenoverzicht
Binnen het aantekeningenoverzicht wordt diverse informatie beknopt weergegeven zoals onderwerp, soort aantekening, aan wie de aantekening is toegewezen, de begin- en einddatum, etc. In de vierde kolom wordt weergegeven in welk document de aantekening is gemaakt. Door binnen het aantekeningenoverzicht vanuit Caseware Working Papers hierop te klikken wordt het document geopend en wordt direct de vraag weergegeven waarbij de aantekening is gemaakt. De toelichting van deze vraag wordt met rode haken weergegeven. Indien het aantekeningenoverzicht binnen CaseView wordt geraadpleegd en op de documentnaam wordt geklikt, wordt direct met de rode haken weergegeven op welke vraag de aantekening betrekking heeft. Het document is immers al geopend. Het overzicht is op diverse wijze te sorteren.
Verwijderen van een aantekening
U kunt een aantekening uit het overzicht verwijderen door de desbetreffende aantekening te selecteren en vervolgens de toetsencombinatie “Ctrl-D” in te drukken. Vervolgens wordt gevraagd of u de aantekening wilt verwijderen.
Verzameloverzicht van aantekeningen per soort
Alle automatische aantekeningen die in checklisten in de voorbereidings- en planningsfase zijn gemaakt, worden automatisch gekoppeld aan het soort “Punt voor planningsmemo”. Hetzelfde geldt voor de checklisten en werkprogramma’s die in de twee overige fasen zijn gemaakt. Deze worden gekoppeld aan de soorten aantekeningen voor de afrondingsfase.
Zodra een aantekeningenoverzicht wordt geopend, dient op de knop “aantekeningen inlezen” te worden geklikt om het overzicht bij te werken met alle gemaakte aantekeningen van het desbetreffende soort.
Vervolgens is het mogelijk om de aantekeningen te sorteren, tekst toe te voegen of aantekeningen dicht te klikken door op het “–teken” voor de aantekeningen te klikken. Indien wenselijk kan vervolgens het aantekeningenoverzicht worden geprint.