Automatische Caseware documenten zijn documenten die automatisch worden opgebouwd op basis van de ingelezen cijfers. Zie voor meer informatie over het inlezen van cijfers de handleiding van Caseware Working Papers.
Voorbeelden van Caseware documenten binnen de Caseware zijn de Cijferbeoordeling, Leadsheets, Dossierstatus, Niet gecorrigeerde fouten etc. Deze documenten worden verderop in dit artikel nader beschreven. Door in een geopend Caseware document op de rechter muisknop te klikken, wordt er een menu zichtbaar waarmee het binnen het geopende document op grootboekniveau mogelijk is om:
- Notities te maken;
- Vinken te plaatsen;
- Documentkoppelingen te maken;
- Aantekeningen te maken;
- Af te tekenen.
Ook via het menu van Caseware Working Papers onder “Start” zijn deze functionaliteiten te benaderen.
Deze functionaliteiten helpen de gebruiker bij de verslaglegging en het zichtbaar maken van de uitgevoerde werkzaamheden binnen het dossier en zullen hierna kort beschreven worden. Aangezien het maken van aantekeningen binnen het dossier de meest uitgebreide functionaliteit betreft, is hieraan een aparte paragraaf in deze handleiding gewijd. Over het maken van aantekeningen is een apart artikel gemaakt.
Notities maken
Gebruik het maken van notities voor het toevoegen van commentaar aan een grootboekrekening. Notities kunnen niet worden afgewerkt zoals dit bij “aantekeningen” wel mogelijk is. Zie voor meer informatie over “Aantekeningen” paragraaf 1.8. Kies voor het maken van een notitie voor “Nieuwe notitie”.
Indien u de checkbox “Toon in alle documenten(Algemeen)” aanvinkt, komt de notitie terug bij alle automatische Caseware documenten waarin de desbetreffende grootboekrekening voorkomt.
Met een dubbelklik op de linker muisknop is de gemaakte notitie aan te passen. Bij het maken van een notitie is het mogelijk om direct een documentverwijzing op te nemen en een vink te plaatsen. Kies dan in het menu voor “Opmerking” in plaats van “Nieuwe Notitie”.
Indien u een notitie heeft gemaakt, is deze zichtbaar wanneer u met de muis over de gemaakte notitie gaat.
Notitieoverzicht:
Via menu Beeld | Toon | Notities kunt u alle in dit document gemaakte notities in een scherm tonen.
Elke grootboekrekening is af te vinken door te kiezen voor “Nieuwe vink” in het rechter muismenu. Hiermee is bijvoorbeeld aan te geven dat een grootboekrekening is gecontroleerd.
Tevens is het binnen CaswWare Working Papers mogelijk om eigen vinken te maken met elk een eigen betekenis via het menu “Opdracht” en vervolgens “Vinken”.
Documentkoppeling
Bij elke grootboekrekening is het mogelijk om een documentkoppeling te maken naar een document dat betrekking heeft op de grootboekrekening. Kies hiervoor in het rechter muismenu “Nieuwe Documentverwijzing”.
Ook is het mogelijk om een handmatige koppeling te maken. Kies hiervoor in het rechter muismenu “Nieuwe handmatige verwijzing”. Hiermee is het mogelijk om zelf een korte tekst in te voeren als referentie of alsnog een verwijzing te maken naar een document dat in het dossier is opgenomen via de documentmanager.
De documentverwijzingen verschijnen in de kolom “Notitie”.