Dit artikel beschrijft de mogelijkheid om documenten te koppelen een posten en processen, zodat deze documenten dynamisch ingelust kunnen worden.
Deze menuoptie is bedoeld om op kantoorniveau bepaalde documenten in te laten lussen door middel van documentenbeheer indien bijvoorbeeld op een bepaalde post geboekt is.
U kunt denken aan bijvoorbeeld een MVA-staat in Excel als er in de balans een saldo staat op Materiële Vaste Activa.
Kies voor menu ‘Bestand -> Caseware Manager 2018-> Beheer posten en processen’. U ziet het volgende scherm:
In het bovenste gedeelte van het scherm ziet u een voorgedefinieerde lijst met posten. Aan deze posten/onderdelen kunt u uw eigen kantoordocumenten koppelen.
Voordat u deze kunt koppelen, dient u de documenten via de Windows Verkenner te kopiëren in de map ‘..:\Caseware Compliance Manager 2018\Kantoor\Documentenbeheer\BV’ (of Ez/vof) op de server.
Hierbij moet u er aan denken de documenten het juiste nummer mee te geven. Indien u bijvoorbeeld een document bij de sectie MVA wilt opnemen (3.3.3.XX) dient u het document op de volgende wijze een naam te geven.
Gewenste nummer spatie-streepje-spatie-documentnaam, bijvoorbeeld:
3.3.3.50 – MVA-staat
Indien u daarna in het document op de juiste post klikt, ziet u in het onderste gedeelte van het scherm de gekoppelde documenten. Als u met uw rechtermuis klikt in het onderste gedeelte van het scherm kunt u bestanden toevoegen:
U selecteert hiertoe het gewenste document en klikt op ‘OK’.
Indien u het document later weer wilt ontkoppelen, kunt u dit doen door middel van het rechter muisknopmenu ‘Verwijderen bestanden’.
Om de wijzigingen in een klantdossier te krijgen dient u de synchronisatie te starten. Hierna dient u in document ‘Documentenbeheer’ de documentenlijst her op te bouwen.