In dit artikel wordt beschreven hoe u standaard rollensets toevoegt aan documenten.
Het is mogelijk om op kantoorniveau rollensets toe te voegen aan documenten. Deze rollensets worden gezet tijdens de dossieropbouw (vanuit documentenbeheer --> dossier aanvullen).
Deze optie is toegevoegd voor het aftekenen van kerndocumenten door niet alle opgenomen rollen in een dossier. Dit omdat de werking van het Flashboard (voortgangsinformatie) afhankelijk is van de aftekening(en) van kerndocumenten. De status "Afgerond" wordt namelijk pas bereikt, indien alle rollen van een kerndocument heeft afgetekend.
Het instellen van rollensets gebeurt in twee stappen, hieronder wordt per stap toegelicht:
In de Content Editor Managers opent u de optie "Rollenset" middels "Bestand" | "Caseware Manager" | "Rollenset".
Stap 1 "Toevoegen rollenset":
- In het bovenste gedeelte in het geopende scherm kunt u middels de rechtermuisknopmenu "Toevoegen rollenset" een rollenset toevoegen:
2. In het volgende scherm kunt u de rollenset instellen:
De volgende velden zijn beschikbaar:
- Rollenset id: verkorte naam rollenset
- Omschrijving van de rollenset: naam rollenset;
- Gebruik deze rollenset voor document headers: deze optie zorgt ervoor dat de opgenomen rollen als filter in de document manager ingesteld kunnen worden;
- Aantal: aantal rollen in de rollenset (max. acht rollen);
- Omschrijving rol: naam rol;
- Afhankelijkheden: hiermee kunt u per rol afhankelijkheden instellen.
Voorbeeld rollenset "Kerndocument"
- Rollenset id: "KERN";
- Omschrijving van de rollenset: "Kerndocument";
- Gebruik deze rollenset voor document headers: optie is aangevinkt, hierdoor zijn de rollen zichtbaar in de document manager, nadat de rollenset is toegevoegd:
- Aantal: drie;
- Omschrijving rol: assistent, accountant en controleleider;
- Afhankelijkheden: afhankelijkheid ingesteld dat een accountant (rol 2) het desbetreffende document (bv 1.1.2 Berekening Materieel belang) kan worden afgetekend indien de assistent (rol 1) het document (bv 1.1.2 Berekening Materieel belang) heeft afgetekend.
U ziet de volgende melding verschijnen indien u een document (bv 1.1.2 Berekening Materieel belang) als accountant (rol 2) wilt aftekenen, maar de assistent (rol 1) het document nog niet heeft afgetekend.
3. "Toewijzen document":
U kunt vervolgens document(en) toevoegen/koppelen aan de nieuw aangemaakt rollenset. Dit kunt u op twee manieren toevoegen/koppelen:
- Rechtermuisknopmenu "Toevoegen documenten" in het bovenste gedeelte "Rollenset".
- Rechtermuisknopmenu "Toevoegen documenten" in het onderste gedeelte "Gekoppelde bestanden". U dient hierbij in het bovenste gedeelte "Rollenset" wel het desbetreffende rollenset te hebben geselecteerd.
Bij het klikken op "Toevoegen documenten" komt de volgende scherm op:
In het scherm kunt u document(en) selecteren, welke u wilt koppelen aan desbetreffende rollenset. U kunt middels door de "Ctrl" toets in te houden meerdere documenten selecteren. U klikt vervolgens op "OK" om de geselecteerde document(en) te koppelen. De volgende melding komt vervolgens op:
U klikt hier op "Ja" indien de geselecteerde bestanden wilt koppelen en u klik op "Nee" indien u ze niet wilt koppelen.
Automatisch toevoegen rollensets:
Het is met behulp van de optie "Basisinstellingen" | "Overige instellingen" | "Automatisch toevoegen rollensets via documentenbeheer" mogelijk om rollensets automatisch toe te voegen. Automatisch betekent dat bij het uitvoeren van "Dossier aanvullen" in document 1.1.4 Documentenbeheer, de rollensets automatisch worden toegevoegd.