In dit artikel wordt beschreven hoe u op kantoorniveau aanpassingen maakt in bestaande werkprogramma's dan wel nieuwe werkprogramma's aan kunt maken.
3 lagen structuur
Muteren stamgegevens werkprogramma
Kopiëren werkprogramma
Muteren/toevoegen instructies
Tabblad Werkprogramma
- Filter op te herstellen klantsortering
- Export werkprogramma's/instructies naar excel
- Export metadata naar excel
3 lagen structuur
Caseware levert samen met de content leverancier een standaardinhoud van werkprogramma’s, checklisten en overige documenten aan (laag 1). Op kantoorniveau kunt u hiervan afwijken. U kunt werkprogramma’s en instructies toevoegen, wijzigen of verwijderen (laag 2). Deze kunnen vervolgens op klantniveau weer worden aangevuld/aangepast (laag 3).
Caseware zal enkel laag 1 updaten, zodat u nooit uw kantoor- en klantspecifieke aanpassingen kwijt bent.
Muteren stamgegevens werkprogramma
Onderstaande screenshots zijn gemaakt vanuit de SRA Controle Manager. Indien u een ander Manager product gebruikt kunnen de screenshots enigszins afwijken.
In de menubalk in de Content Editor Managers vindt u onder Caseware Manager een pull-downmenu. U dient hier te kiezen voor ‘Muteren werkprogramma’s/ checklisten’ om op kantoorniveau werkprogramma’s te kunnen wijzigen.
U komt in het volgende scherm:
In de bovenste helft van het scherm vindt u alle reeds aanwezige werkprogramma’s en checklisten.
Indien u een werkprogramma selecteert kunt u door middel van het rechtermuis menu een werkprogramma muteren, toevoegen of kopiëren.
Bij het klikken op ’Muteren’ komt u in een scherm waarbij u de omschrijving en het type van de vraagnummering kunt wijzigen. Tevens kunt u hier aangeven aan wie de aantekeningen dienen te worden toegewezen die aangemaakt worden met de aantekeningbutton in het desbetreffende werkprogramma. Tenslotte kunt u hier een inleiding, koppeling met Scienta, koppeling met NBA en de helpinformatie kwijt. De inleiding houdt in dat er een toelichtende tekst bovenin het werkprogramma zal worden getoond. De koppeling naar Scienta en/of NBA zorgt voor de koppeling naar desbetreffende onderdeel in Scienta en/of NBA. De helptekst kan een link naar een document bevatten (opgenomen in Caseware Manager/Kantoor/Help) of een link naar het intra- of internet.
Indien u het versienummer ophoogt, zal het werkprogramma bij openen automatisch worden bijgewerkt.
Als u een werkprogramma toevoegt, dient u een nummer en naam op te geven.
Let er wel op dat u bij het aangeven van het nummer in de juiste ranges blijft. Zodra u op de button ‘OK’ klikt, ziet u dat het werkprogramma is aangemaakt in de database. Er verschijnt een icoon in de Content Editor om aan te geven dat dit een kantoor specifieke wijziging betreft.
Vervolgens kunt u het werkprogramma eventueel nog koppelen aan een post of proces door middel van Materialiteitsbeheer.
Daarna dient u de synchronisatie te ‘triggeren’ door optie ‘Trigger componenten voor update’ te gebruiken die in de Caseware Content Editor Managers beschikbaar is.
U dient daarna document ‘Documentenbeheer’ opnieuw op te bouwen zodat u het document handmatig of automatisch (via beheer posten en processen) kunt laten opkomen in het klantdossier.
In de Content Editor Managers is ook een zoek functie aanwezig. Met deze zoek functie kan op tekst en guid gezocht worden in de Content Editor Managers.
Kopiëren werkprogramma
Werkprogramma kopiëren kunnen we opsplitsen in tweeën.
- Werkprogramma kopiëren binnen dezelfde template;
- Werkprogramma kopiëren naar een andere doel template
Selecteer de werkprogramma die je wilt kopiëren en klik op “Kopiëren werkprogramma” met behulp van RMK menu.
Vervolgens verschijnt de volgende scherm. In de bovenste gedeelte worden de gegevens van de geselecteerde werkprogramma getoond onder kopje "Kopie van"
- Locatie herkomst: Deze staat op Centraal wanneer het een werkprogramma uit de standaard content betreft. Wanneer het een volledig kantoor specifieke werkprogramma betreft zal herkomst op Kantoor staan zoals hieronder afgebeeld. Dit is ook te herkennen aan het potlood icoon voor het werkprogramma
Indien het een Kantoor werkprogramma met standaard instructies en kantoor instructies betreft zal de twister twee keuze mogelijkheden geven namelijk Centraal en Kantoor. Het is dus alleen mogelijk om instructies vanuit de standaard database OF de kantoor database mee te nemen.
- Template: Afhankelijk van de Manager kan hier een keuze worden gemaakt voor een doel template.
Voor Controle Managers zal alleen BV beschikbaar zijn dus een is een kopieer actie binnen dezelfde template mogelijk.
Voor de Samenstel- en Beoordelingsmanager is het ook mogelijk om een andere doel template te selecteren zoals een EZ/VOF of Aangifte Plus template, afhankelijk van de content.
Wanneer de kopieer actie binnen dezelfde template plaats vindt van bijvoorbeeld BV naar BV zal de volgende melding verschijnen
Indien de kopieer actie een andere doel template betreft zoals in de voorbeeld van BV naar Aangifte Plus. Zal altijd de volgende scherm verschijnen.
Vervolgens kan er op "OK" button of kruisje geklikt worden. Hierna zal de volgende Logscherm verschijnen
In dit logscherm wordt informatie met betrekking tot niet gekopieerde onderdelen verstrekt en aan welk instructie dit behoort. Middels het kruisje kan dit weg geklikt worden.
In dit voorbeeld zien we dat de metadata en relaties van diverse instructie niet worden meegenomen omdat deze niet in de doeltemplate bestaan. Dit geldt ook voor alle andere informatie zoals gekoppelde posten/ aantekeningen/ antwoordtype etc. Indien deze in de doeltemplate niet bestaan zal dit niet overgenomen worden en vermeld worden in de logscherm.
De volgende onderdelen worden nooit overgenomen tijdens een kopieer actie naar een andere doel template:
-
Toewijzen documenten
-
Toewijzen document referenties
-
- ID werkprogramma/checklist: In dit onderdeel dient een nummer aan de gekopieerde werkprogramma gegeven te worden. Let erop dat dit nummer in de range valt van de desbetreffende template. Het opgegeven nummer dient tevens ook uniek te zijn. Indien dit niet het geval is zal ook een melding hierover verschijnen en zal de kopieer actie niet uitgevoerd worden.
- Naam: In dit onderdeel kan een willekeurige naam gegeven worden wat gewenst is.
- Doel locatie: Doel locatie zal altijd op kantoor staan. Omdat de gekopieerde werkprogramma altijd in de kantoor database wordt opgeslagen.
- Kopieer ook bijbehorende instructies: Indien gewenst kunnen de instructies ook uit de werkprogramma meegenomen worden tijdens de kopieer actie. Dan kan hier een vink worden gezet.
U dient daarna document ‘Documentenbeheer’ opnieuw op te bouwen zodat u het document handmatig of automatisch (via beheer posten en processen) kunt laten opkomen in het klantdossier.
Opnieuw op laten bouwen van documentenbeheer kunt u op kantoor niveau regelen door in de Content Editor Managers naar menu Basisinstellingen | Instellingen te gaan en te kiezen voor "Ophogen versienummer"
Daarna dient u de synchronisatie te ‘triggeren’ door optie ‘Trigger componenten voor update’ te gebruiken die in de Caseware Content Editor Managers beschikbaar is.
Muteren/toevoegen instructies
Indien u in het bovenste gedeelte van het scherm dubbelklikt op een werkprogramma of checklist zullen in het onderste gedeelte van het scherm de bij het desbetreffende werkprogramma/de desbetreffende checklist behorende instructies weergegeven.
Als u op een vrije instructie dubbelklikt, kunt u deze wijzigen en diverse parameters meegeven. Deze vindt u terug in het tabbladen ‘Details’ en 'Vervolg details'.
Instructie verbergen
Indien u dit vinkje aanzet, zal de instructie standaard niet opkomen in het werkprogramma. Deze moet dus bewust aangezet worden in een klantdossier voor uitzonderingssituaties.
Instructie altijd uitzetten
Deze optie is er om standaard instructies uit te zetten, zodat ze niet zichtbaar zijn in de dossiers. Deze zijn op klantniveau ook niet meer aan te zetten.
Schakelaar aan/uit
Betekent dat de vraag niet uit het werkprogramma mag worden verwijderd.
Wijzigingen toestaan
Indien u hier een vink zet betekent dit, dat medewerkers op opdrachtniveau af kunnen wijken van de kantoorinstructie. Ze kunnen de instructie dus klantspecifiek maken.
In concreto betekent dit dat de medewerkers de beschikking hebben over de rechter muisoptie ‘Instructie wijzigen’. Deze optie is alleen zichtbaar voor gebruikers met voldoende rechten.
Mapping
In de basisgegevens kunt u de instructie koppelen aan een mapping. Dit betekent dat deze instructie enkel zal opkomen als er geboekt is op een rekening die aan deze mapping gekoppeld is. Indien dit niet het geval is zal de instructie in blauw opkomen in het werkprogramma en zal deze na bevriezen niet meer zichtbaar zijn. Voor het bevriezen kan de instructie nog wel handmatig aangezet worden in het klantdossier.
U kunt de mapping koppelen aan de instructie door op het vergrootglas te klikken.
De mapping kunt u verwijderen door op het rode kruis te klikken. 
Relaties met instructies
Relaties zijn bedoeld om instructies te linken naar de beantwoording van een of meerdere andere instructies in hetzelfde of een ander werkprogramma.
U klikt hiertoe op de button 
en komt in het volgende scherm:
In het bovenste witte gedeelte van het scherm staat de instructie die u afhankelijk wilt laten zijn van een andere instructie. Allereerst klikt u op het groene plusje om een formuleregel toe te voegen: 
. In het onderste witte gedeelte staan alle werkprogramma’s en checklisten van de Controle Manager. Als u klikt op het pijltje voor zo’n checklist/werkprogramma worden alle instructies getoond die in het desbetreffende werkprogramma zitten.
Als u de instructie gevonden heeft, selecteert u deze met de muis, en dubbelklikt hierop. U krijgt een scherm met de vraag: ‘Nieuwe formule aanmaken’?
Indien u met ‘Ja’ antwoordt, wordt de geselecteerde instructie gekopieerd naar het onderste gedeelte van het scherm. Vervolgens kunt u de gewenste afhankelijkheid instellen. In onderstaand voorbeeld is de afhankelijkheid ingesteld: ‘Is gelijk aan ja’. Dit betekent dat de aanvankelijke instructie pas opkomt als deze instructie met ‘Ja’ is beantwoord.
Vervolgens kunt u door middel van ‘en/of’ nog meerdere instructies selecteren. U kunt dit zo ingewikkeld maken als u zelf wenst, maar let op het ‘blackbox-karakter’ van werkprogramma’s dat hierdoor kan ontstaan. Voor elke meerdere relatie moet wel eerst door middel van het groene plusje een formuleregel worden toegevoegd. Als u uiteindelijk akkoord gaat met uw aangebrachte relatie(s) klikt u op het groene vinkje en de relatie wordt opgeslagen.
De relatie kunt u verwijderen door op het rode kruisje te klikken: 
of middels rechtermuisknop op verwijder instructie te klikken:
Relaties met signalen per post
Dit onderdeel is alleen van toepassing op Controle Manager producten
Middels 
button kunt u bijvoorbeeld controledoelstelling(en) koppelen aan een instructie. Welke signalen hier staan is afhankelijk van Complianceproduct en contentleverancier. Dit betekent dat desbetreffende instructie alleen opkomt als ingeval van SRA Controle Manager de desbetreffende controledoelstelling(en) is/zijn aangevinkt in het Postenoverzicht of het Materialiteitsoverzicht van desbetreffende post.
COS-lijst
Door middel van klikken op het vergrootglas kunt u de instructie koppelen aan een standaard. U kunt een lijst uitdraaien met alle instructies die bij een bepaalde standaard horen. Als deze standaard wijzigt, weet u welke instructies eventueel gewijzigd moeten worden.
Type
Dit is bedoeld om (tussen)kopjes in werkprogramma’s aan te maken. Als u een vinkje zet bij ‘Titel’ of ‘Subtitel’ wordt de regel vet afgedrukt en is het tabblad ‘Details’ (zie verder) niet meer beschikbaar.
Tabblad details
Antwoordtype
Hier kunt u selecteren welk antwoordtype u bij deze vraag wilt instellen. De volgende antwoordtypes zijn beschikbaar:
- Ja,Nee,NVT
- Combo
- Numeriek
- Datum
- Checkbox
- Alfanumeriek Lang
- Alfanumeriek kort
- Referte
- Formule
- Jaar
- Geen (dient ervoor te zorgen dat alle antwoorden in de werkprogramma's onzichtbaar zijn.)
Ad 2)
Bij Combo kunt u met het vergrootglas zoeken in de lijst met voorgedefinieerde combo’s
Vervolgens komt u in een scherm met de aanwezige combo’s. U kunt hierin zoeken op ID en Omschrijving. Standaard wordt niet de gehele lijst antwoorden in de combo direct getoond. Als u met de muis op een antwoord gaat staan wordt de gehele lijst in de tooltip getoond.
Ad 3)
Bij numeriek kunt u het aantal decimalen opgeven.
Ad 8)
Met refertes kunt u de antwoorden van andere instructies laten terugkomen. Dit kunnen instructies uit hetzelfde of uit een ander werkprogramma zijn. Met het vergrootglas kunt u zoeken in de lijst met werkprogramma’s.
Ad 9)
Met formules kunt u andere instructies die numeriek zijn bij elkaar optellen, van elkaar aftrekken, delen, vermenigvuldigen etc. U selecteert een numerieke instructie en kunt daarna +,-,/,* handmatig intypen waarna u weer een andere numerieke instructie kunt selecteren. Zo kunt u uw eigen formules opstellen.
Tabblad vervolgdetails
Gebruik in rapportages
Dit betekent dat het antwoord overgenomen kan worden in een rapportage.
Nummer toekennen aan instructie
Hierbij een vink zetten, betekent dat de instructie meeloopt in de doorlopende nummering en ook bij de voortgang bovenin de werkprogramma’s.
Bij eventuele tussenregels of toelichtende regels hoeft u dus geen vink te zetten.
Additionele omschrijving
Betekent dat er een tekst veld onder de instructie komt om de instructie klant specifiek te maken. Dit kan gebruikt worden bij instructies die op kantoorniveau verplicht zijn gesteld. De instructie zelf kan dan niet gewijzigd worden, maar met de additionele omschrijving kan deze toch klant specifiek gemaakt worden.
Opnemen in voortgang
Betekent of het antwoordtype beschikbaar is en meetelt in de voortgangsbalk bovenin het werkprogramma.
Toelichting
Geeft een tekst veld onder de instructie ten behoeve van de beantwoording van de vraag (naast de Ja/Nee/NVT button). Deze toelichting kan verplicht of vrij zijn.
Automatische actie
Houdt in dat er automatisch een aantekening van de desbetreffende vraag wordt gemaakt als aan de voorwaarde voldaan is. Wij adviseren u om hiermee voorzichtig te zijn om wildgroei van automatische aantekeningen te voorkomen.
Automatische actie issue soort
Hier selecteert u het soort/type aantekening dat automatisch wordt aangemaakt.
Naam aftekening opnemen
Als u hier een vink zet, komen bij het beantwoorden van de vraag automatisch de initialen van de desbetreffende medewerker te staan.
Datum aftekening opnemen
Als u hier een vink zet, komt bij het beantwoorden van de vraag automatisch de systeemdatum achter de instructie te staan.
Documentverwijzing
Als u dit selecteert, heeft de medewerker de mogelijkheid om een document uit de Documentmanager te linken aan de instructie. Vanuit het werkprogramma kan dan direct het desbetreffende document geopend worden.
Aantekening
Als u hier een aantekeningtype selecteert, hebben medewerkers de mogelijkheid om semiautomatische aantekeningen door middel van de aantekeningbutton aan te maken bij de desbetreffende vraag. Semiautomatisch betekent dat de vraag automatisch in de aantekening terecht komt, en dat de medewerker enkel nog het onderwerp dient in te geven.
Helpinformatie
Deze functionaliteit gebruikt u als u een uitleg bij de vraag wilt geven of een link naar het kantoorhandboek wilt leggen. U kunt hier zowel ‘URL’s’ intypen als ‘browsen’ naar helpdocumenten die u in de map ‘..\Caseware Manager\Kantoor\Help\’ heeft geplaatst. In het werkprogramma kunt u aan een blauw vraagteken zien, dat er een helptekst aanwezig is.
Toewijzen standaard documentreferenties
Het is mogelijk om linken naar documenten bij een instructie voor te definiëren. Een voorbeeld is een document link op te nemen naar de standaard afschrijvingstaat die is opgenomen in ...\Caseware Manager 2017\Standaard\Documentenbeheer\ . Een documentreferentie voegt u toe door een instructie te selecteren en in het rechtermuismenu te kiezen voor Toewijzen default referenties.
Instructies sorteren op kantoorniveau
De beheerder kan nu ook instructies sorteren, zodat de kantoorspecifieke instructies niet langer onderaan een werkprogramma/checklist hoeven te staan.
Middels de pijlen kunt u de instructie verplaatsen.
Toewijzen documenten
U kunt werkprogramma’s linken aan een vraag. U geeft hiervoor een rechtermuisklik op de vraag en selecteert ‘Toewijzen documenten’:
Let op! deze optie is alleen mogelijk bij voorloopvragen
U kunt ervoor kiezen welke documenten u wilt laten toevoegen aan het dossier als de vraag met ‘Ja’ beantwoord wordt, maar ook als de vraag met ‘Nee’ beantwoord wordt.
In dit geval wilt u het werkprogramma laten opkomen als de vraag met ‘Ja’ wordt beantwoord.
U klikt daartoe in het witte vlak onder ‘Ja’ en klikt daarna op ‘Selecteren documenten’. Hierna op ‘Toevoegen document(en)’ en u krijgt alle documenten te zien die u kunt toevoegen.
Hierna dient u na eventuele synchronisatie van server naar lokaal in uw dossier (template) de voorloopvragen bij te werken en u ziet de toegevoegde voorloopvraag verschijnen.
Na beantwoorden van de vraag zal het werkprogramma aan het dossier worden toegevoegd.
Tabblad Werkprogramma
In onderdeel "Muteren werkprogramma's / checklisten" is er naast de rechtermuismenu opties extra functionaliteiten te vinden in tabblad "Werkprogramma". Hierin zijn de volgende functionaliteiten opgenomen die verder worden toegelicht in de onderstaande hoofdstukken:
- Filter op te herstellen klantsortering;
- Export werkprogramma's/instructies naar excel;
- Export metadata naar excel.
Filter op te herstellen klantsortering
Indien een werkprogramma kantoor specifiek is gemaakt en in de tussentijds een toevoeging/verwijderen/sortering van een instructie in de standaard content heeft plaatsgevonden. Dan zal de klantsortering van de desbetreffende werkprogramma hersteld moeten worden. Indien dit niet gebeurd zal de gebruiker bij het openen van de desbetreffende werkprogramma een melding hierover krijgen en niet verder kunnen.
De applicatiebeheerder krijgt de volgende melding indien een werkprogramma in de Content Editor Managers wordt aangeklikt die aangepast is.
Hiervoor is in de Content Editor Managers een functie toegevoegd "filteren op te herstellen klantsortering". Dit kan door de applicatiebeheerder geraadpleegd en uitgevoerd worden na iedere update. Het doel is om in één opslag te kunnen zien welke werkprogramma's hersteld dienen te worden.
Ga naar Bestand | Muteren werkprogramma's / checklisten | tabblad Werkprogramma | filteren op te herstellen klantsortering. 
Wanneer deze optie aangeklikt wordt zal één van de volgende meldingen verschijnen
- indien er geen wijzigingen zijn:
- Indien er wel wijzigingen zijn, een lijst/filter met werkprogramma's waarvan de sortering hersteld dient te worden:
Wanneer de desbetreffende werkprogramma aan geklikt wordt zal de volgende melding verschijnen
Door op "Ja" te klikken zal de sortering hersteld worden en de volgende melding verschijnen. 
Middels "OK" button kan de dialoog gesloten worden en eventueel de sortering in de werkprogramma aangepast worden.
De filter in de Content Editor Managers blijft actief tot dat dit weer uitgeschakeld wordt. Dit kan weer op dezelfde manier uitgevoerd worden door op "filteren op te herstellen klantsortering" te klikken. De vink voor deze optie zal dan verdwijnen.
Export werkprogramma's/instructies naar excel
Export metadata naar excel
Muteren vragenlijst
Dit onderdeel is niet van toepassing op Cygnus Atratus Samenstel Manager | Corporate Manager | SRA Beoordelingsmanager.
Het aanpassen of toevoegen van een vragenlijst heeft dezelfde werking als de optie "Muteren werkprogramma's/checklisten (zie hiervoor paragraaf Muteren/toevoegen instructies. Enige verschil is dat hier ook de PBCL kan worden ingericht in combinatie met PinkWeb.