In dit artikel vindt u informatie over de resultaatverdeling bij een BV.
BV Wizard
Middelgrote BV
Vermelding in balans
Resultaatverdeling over oude jaren
Voor de Resultaatverdeling is een wizard gemaakt. Deze wordt opgestart wanneer in de navigatiebalk geklikt wordt op de twister van de Overige functies en daar Winstverdeling geselecteerd wordt.
De wizard kan slechts gebruikt worden voor de resultaatverwerking van het lopende boekjaar!
Afhankelijk van de vraag of het een BV of een VOF betreft wordt een wizard opgestart. Overigens bepaalt het systeem zelf op basis van de cijfers of het een BV dan wel een VOF betreft. En wanneer het systeem het niet weet, bijvoorbeeld wanneer er nog geen cijfers in de template zitten, wordt dit aan de gebruiker gevraagd.
Attentie: De resultaatverdeling mag niet reeds in het financiële pakket geboekt zijn. In dat geval is namelijk, technisch gesproken, het resultaat in de saldibalans (saldo van debet- en creditposten van W&V-posten) ’nul’. Wanneer toch de resultaatverdeling in het financiële pakket geboekt is, moet deze boeking binnen Caseware teruggedraaid worden.
BV Wizard
Bij een BV ziet die wizard er als volgt uit:
- Van de resultaatverdeling wordt door het systeem een VJP (voorafgaande journaalpost) gemaakt, die weggeschreven wordt naar Caseware. Wanneer er niet voldoende te onderscheiden grootboeknummers zijn om alle mappings 1:1 aan te sturen, wordt door het systeem een extra mappingboeking gemaakt; dit is feitelijk de splitsboeking. De volgnummers die aan de VJP’s toegekend worden in het VJP-scherm, worden bij ‘1’ vermeld. Hierdoor weet het systeem welke journaalposten overschreven moeten worden, wanneer de Resultaatverdeling wijzigt.
- Bij een automatische resultaatverdeling moet er altijd sprake zijn van een sluitpost. Door het aanklikken van een radiobutton selecteert u de post, die als sluitpost fungeert bij de resultaatverdeling. Bij de reeds bekende resultaatverdeling kunnen in de Bedragkolom bedragen worden ingevuld; bij de geselecteerde sluitpost kan geen bedrag ingevuld worden. Wanneer u een andere post, waar reeds een bedrag op stond, als sluitpost selecteert, zal automatisch dit bedrag verdwijnen. Dus eerst bedragen invullen en ten slotte sluitpost selecteren.
- Omdat VJP’s altijd op grootboekniveau gemaakt worden, moet het systeem weten op welk grootboeknummer voor deze administratie de posten geboekt moeten worden. Hieronder kunnen grootboeknummers geselecteerd worden, maar het is ook mogelijk om zelf direct nieuwe grootboeknummers aan te maken, door die hier gewoon in het betreffende veld in te toetsen. Grootboeknummers mogen zowel numeriek, als alfanumeriek, als een combinatie hiervan zijn. Het systeem weet aan welke mapping deze grootboeknummers gekoppeld moeten worden, zodat de gebruiker dit niet meer zelf hoeft te doen. Bij selecteren van een grootboekrekening verschijnt het volgende scherm:
Door in de kolomkop van de kolom Nummer te klikken worden de grootboeknummers op- dan wel aflopend gesorteerd. Nogmaals klikken draait de sortering om. - Hier moet het grootboeknummer geselecteerd dan wel aangemaakt worden voor de tegenboeking van de resultaatverdeling. Dit grootboeknummer moet gekoppeld zijn aan mapping BA.G.Z0200.
- Hier moet het grootboeknummer komen ingeval van een dividenduitkering. Dit grootboeknummer moet gekoppeld zijn aan mapping BH.L.F.A0100.
- Hier moet het grootboeknummer komen voor de Overige reserves. Wanneer in de administratie slechts één grootboeknummer aanwezig is voor de Overige reserve, dan moet dit gekoppeld zijn aan mapping BA.E.A.A0100. De automatische mappingboeking zorgt dan voor de overboeking van BA.E.A.A0100 naar BA.E.A.B0100. Wanneer er voor de toevoeging van het resultaat aan de Overige reserve bij de Overige reserve reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.E.A.B0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig.
- Hier moet het grootboeknummer komen voor de Wettelijke reserve tekort minimumkapitaal. Wanneer in de administratie slechts één grootboeknummer aanwezig is voor de Wettelijke reserve tekort minimumkapitaal, dan moet dit gekoppeld zijn aan mapping BA.D.A.A.A0100. De automatische mappingboeking zorgt dan voor de overboeking van BA.D.A.A.A0100 naar BA.D.A.A.B0100 (in geval van een winst) c.q. BA.D.A.A.C0100 (in geval van een verlies). Wanneer er voor de toevoeging van het resultaat aan de Wettelijke reserve tekort minimumkapitaal reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.D.A.A.B0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig. Wanneer er voor de onttrekking van het resultaat aan de Wettelijke reserve tekort minimumkapitaal reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.D.A.A.C0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig.
- Hier moet het grootboeknummer komen voor de toevoeging aan het Onverdeeld resultaat. Wanneer in de administratie slechts één grootboeknummer aanwezig is voor het Onverdeeld resultaat, dan moet dit gekoppeld zijn aan mapping BA.F.A0100. De automatische mappingboeking zorgt dan voor de overboeking van BA.F.A0100 naar BA.F.B0100 (in geval van een winst) c.q. BA.F.C0100 (in geval van een verlies). Wanneer er voor de toevoeging van het resultaat aan het Onverdeeld resultaat reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.F.B0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig. Wanneer er voor de onttrekking van het resultaat aan het Onverdeeld resultaat reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.F.C0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig.
- Klikken op deze plusminusbutton opent het specificatiescherm voor de Statutaire reserves; dit is noodzakelijk, omdat er daar meer van zijn.
Bedragen dienen op het diepste detailniveau, dus hier, ingevoerd te worden. Het grootboeknummer voor de toevoeging aan de Statutaire reserve moet gehanteerd worden. Wanneer in de administratie slechts één grootboeknummer aanwezig is voor de Statutaire reserve, dan moet dit gekoppeld zijn aan mapping BA.D.B.?.A0100. De automatische mappingboeking zorgt dan voor de overboeking van BA.D.B.?.A0100 naar BA.D.B.?.B0100 (ingeval van een winst) c.q. BA.D.B.?.C0100 (ingeval van een verlies).
Wanneer er voor de toevoeging van het resultaat aan de Statutaire reserve reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.D.B.?.B0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig.
Wanneer er voor de onttrekking van het resultaat aan de Statutaire reserve reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.D.B.?.C0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig. - Klikken op deze plusminusbutton opent het specificatiescherm voor de Wettelijke reserves deelnemingen; dit is noodzakelijk omdat er daar meer van zijn. Er is geen relatie tussen de mappings voor de Deelneming zelf en de Wettelijke reserve deelnemingen! Dus bij deelneming 4, waarvoor een wettelijke reserve aangehouden moet worden, kan gebruik worden gemaakt van de Wettelijke reserve deelneming 1.
AFBEELDING
Bedragen dienen op het diepste detailniveau, dus hier, ingevoerd te worden. Het grootboeknummer voor de toevoeging aan de Wettelijke reserve deelnemingen moet gehanteerd worden. Wanneer in de administratie slechts één grootboeknummer aanwezig is voor de Wettelijke reserve deelnemingen, dan moet dit gekoppeld zijn aan mapping BA.D.A.E.?.A0100. De automatische mappingboeking zorgt dan voor de overboeking van BA.D.A.E.?.A0100 naar BA.D.A.E.?.B0100 (in geval van een winst) c.q. BA.D.A.E.?.C0100 (in geval van een verlies). Wanneer er voor de toevoeging van het resultaat aan de Wettelijke reserve deelnemingen reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.D.A.E.?.B0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig. Wanneer er voor de onttrekking van het resultaat aan de Wettelijke reserve deelnemingen reeds een separaat grootboeknummer aanwezig is, dient dit grootboeknummer gemapt te zijn aan mapping BA.D.A.E.?.C0100; op deze wijze is een mappingboeking overbodig. - Wanneer u gereed bent met de resultaatverdeling, klikt u op de button Resultaatverdeling verwerken. Er wordt dan een VJP weggeschreven. Indien er reeds een resultaatverdeling was geboekt, wordt deze overschreven met de gewijzigde cijfers. Het scherm voor de resultaatverdeling wordt automatisch afgesloten.
- Bij klikken op Annuleren wordt het scherm voor de resultaatverdeling afgesloten, zonder dat er een VJP wordt weggeschreven. Maar eventuele wijzigingen in Sluitpost, Bedragen en Grootboeknummers blijven wel intact!
- Deze Updatebutton is aanwezig om het CaseViewdocument “Resultaatverdeling” vanuit de library te kunnen updaten.
Middelgrote BV
Bij een Middelgrote BV wordt meestentijds het resultaat over een boekjaar pas in het volgende boekjaar verdeeld. Dat betekent dat het resultaat als Onverdeeld resultaat wordt gepresenteerd in het boekjaar. In het volgende boekjaar moet de verdeling van het resultaat handmatig geboekt worden.
Het resultaat van het voorgaande boekjaar dient na de jaarovergang gekoppeld te worden aan de mapping BA.F.A0100 Onverdeeld resultaat. De boeking van de resultaatverdeling voorgaand jaar wordt vervolgens tegengeboekt op de mapping BA.F.B0100 Mutatie uit resultaatverdeling naar de overige reserve op de mappingen BA.E.?.B0100 Uit resultaatverdeling.
Vermelding in balans
In de kop van de Balans moet vermeld worden of de Balans vóór of na (voorgestelde) resultaatverdeling is opgesteld. Omdat dit niet voor alle gevallen waterdicht op basis van mappingsaldi is vast te stellen, dient de gebruiker dit handmatig in te stellen door middel van een keuzelijst:
Deze bewoordingen kunnen worden aangepast door op de geselecteerde tekst te dubbelklikken en de Uitgebreide omschrijving aan te passen.
Resultaatverdeling over oude jaren
Wanneer u start met de template Financials zullen na de import van cijfers uit de financiële administratie de cijfers over meerdere jaren in Caseware aanwezig zijn. Omdat de wizard alleen gebruikt kan worden voor de resultaatverdeling van het lopende jaar, zal de resultaatverdeling van oude jaren alsnog handmatig moeten worden gedaan.
Dit kan op 3 manieren:
- Via het splitsboekingenscherm, maar dan wel in de kolommen van de betreffende jaren;
- Rechtstreeks in de saldibalans, maar dan wel in de kolommen van de betreffende jaren;
- VJP’s kunnen via het VJP-scherm ook in oude jaren gemaakt worden. Selecteer hiervoor in het VJP-scherm het datumveld.
Zet nu de datum bijvoorbeeld 1 jaar terug.
Attentie: Let er nog wel op dat als gevolg van de boekingen in oude jaren de beginbalans van het lopende jaar aangepast zal moeten worden.
Attentie: Het maken van mappingboekingen is niet aan te bevelen, alleen indien de winstverdeling volgens de wizard leidt tot een automatische mappingboeking in het huidige jaar kunt u dezelfde mappingboeking voor het voorgaande jaar maken.
Tip: Wanneer u begint met het importeren van het oudste jaar, daar de resultaatverdeling verwerkt met behulp van de wizard en daarna een jaarovergang doet (dit moet u misschien een paar keer herhalen) bespaart u zich boekingen in het lopende jaar.