Een controleopdracht uitvoeren

Dit artikel beschrijft de uitvoering van een controleopdracht met de Cygnus Atratus Caseware Controlemanager.

Het uitvoeren van een controleopdracht verloopt in vijf fases:

• Voorbereidingsfase;
• Opzet AO/IB en risicobeheer;
• Interim-controlefase;
• Eindejaarscontrolefase;
• Afrondingsfase

Deze fases zijn hieronder grafisch weergegeven en komen overeen met de fases in het Dashboard. We doorlopen het schema van links naar rechts.

De voorbereidingsfase

De voorbereidingsfase bestaat uit de volgende stappen:

• NAW gegevens (vanuit flashboard);
• Teamoverzicht (vanuit flashboard);
• Importeer gegevens (vanuit flashboard);
• Toewijzen mappingnummers (vanuit flashboard);
• Opbouw dossier (map 1.1);
• Materialiteitsbepaling (map 1.2);
• Algemeen (map 1.3).

De eerste 4 stappen om de opdracht uit te voeren, verricht u vanuit het flashboard.

• NAW-gegevens;
• Teamoverzicht;
• Importeer gegevens;
• Toewijzen mappingnummers.

NAW gegevens:

De controleopdracht wordt gestart bij het eerste onderdeel in het Dashboard “NAW-gegevens”. Het klantprofiel onder het eerste tabblad in het hoofdscherm is reeds gevuld via het scherm “Cliëntprofiel” zoals in de inleiding beschreven. Zijn deze gegevens nog niet ingevuld, dan kunt u ze hier alsnog ingeven.

Team overzicht:

Hier kunt u de gehele beveiliging instellen waarin u groepen met bepaalde rechten kunt aanmaken en vervolgens gebruikers aan groepen kunt toewijzen. Het aanmaken van groepen zal veelal op kantoorniveau door de beheerder plaatsvinden. Het toewijzen van gebruikers aan groepen zal per opdracht plaatsvinden door de opdrachtverantwoordelijke. Zie voor verdere informatie de handleiding “Beveiliging”.

Importeer gegevens:

Vervolgens dienen de tussentijdse cijfers voor de opdracht geïmporteerd te worden. Onder “importeer gegevens” in het Dashboard kan data op verschillende manieren In Caseware Working Papers worden ingelezen. Tevens is het mogelijk data handmatig in te voeren.

Toewijzen mappingnummers:

Op deze plek koppelt u de grootboekrekeningen aan ons interne mappingschema.

Opbouw dossier (map 1.1):

U begint met een nagenoeg leeg dossier. De opbouw van het dossier vindt plaats aan de hand van een aantal voorloopvragen veelal gericht op typologie. Daarnaast vindt de opbouw plaats op basis van tussentijdse cijfers, dan wel de cijfers van voorgaand jaar. Vervolgens krijgt u een voorstel welke documenten in het dossier terecht zullen komen. Een en ander is hieronder grafisch weergegeven:

Voorloopvragen:

Door middel van voorloopvragen worden documenten toegevoegd aan het dossier.

Postenoverzicht:

Het postenoverzicht bestaat uit een balans en een winst-en-verliesrekening met daarin de tussentijdse cijfers van huidig jaar en de definitieve cijfers van voorgaand jaar. Door middel van een vinkje wordt aangegeven of een post aanwezig is, door middel van een kruisje dat een post niet aanwezig is. Indien een post aanwezig is, worden de daaraan gekoppelde werkprogramma’s, sectiememo’s en leadsheets ingelust. Daarnaast kunt u per post de controledoelstellingen aangeven. U kunt door op een kruisje te klikken aangeven dat u de desbetreffende post toch wilt controleren. Het kruisje wordt dan een vinkje met een uitroepteken, ten teken dat deze post overruled is.

Documentbeheer:

Naar aanleiding van het postenoverzicht wordt er een voorstel gemaakt voor de dossieropbouw. Het voorstel voor de dossieropbouw wordt weergegeven in document 1.1.3 “Documentenbeheer”.

De eerste kolom in het document betreft de omschrijving van het in te lussen document en de tweede kolom betreft het nummer. Vervolgens ziet u een kolom met daarin documenten die altijd ingelust worden, ongeacht voorloopvragen of mappings. De kolom “in dossier” geeft middels een vink aan dat deze ingelust zal worden. Een kruis betekent dat deze niet ingelust wordt. U kunt deze “overrulen” door van een vink een kruis te maken en vice versa. Indien u het voorstel overruled, kunt u een toelichting geven.

Indien u het voorstel heeft aangepast, klikt u in de menubutton op “Dossier" en vervolgens op “Dossier aanvullen” in documentbeheer.

Vervolgens wordt het dossier opgebouwd, dit kan enkele minuten duren.

U kunt altijd in een later stadium van de opdracht weer terugkeren naar documentenbeheer om documenten te verwijderen (door middel van het menu “”Dossier” -> “Opschoonfilter” en vervolgens “Dossier”->”Dossier opschonen”->”Gefilterde documenten verwijderen”)  of toe te voegen.

Optie "Toevoegen rollensets aan dossier" onder tekstmenu "Dossier":

Indien door de beheerder rollenset(s) is/zijn aangemaakt op kantoorniveau, dan kunt u m.b.v. de optie "Toevoegen rollensets aan dossier" deze handmatig toevoegen. Het is mogelijk om de rollenset(s) op kantoorniveau automatisch in te laten lussen, althans de rollenset(s) wordt/worden aangevuld m.b.v. tekstmenu optie "Dossier" | "Dossier aanvullen". Hiervoor kan de beheerder de optie "Automatisch toevoegen" aanvinken in de Content Editor Managers 2017.

Opzet AO/IB en risicobeheer

Deze fase bestaat uit drie stappen:

• Beheersingsomgeving;
• Processen;
• Risicobeheer.

Deze fase is bedoeld om de opzet van de Beheersingsomgeving en de AO/IB van de processen te beoordelen en om risico’s in te schatten.

Beheersingsomgeving

Hierin legt u onder andere uw kennis van de huishouding en de kennis van de automatiseringssystemen van de huishouding vast.

Processen

In de content zijn de volgende processen opgenomen:

- Facilitaire vragen;

- Personeel;

- Inkopen en betalingen;

- Opmaken jaarrapport;

- Verkopen, incasso’s en creditnota’s;

- Productie;

- Dienstverlening;

- Baten, giften en subsidies.

In checklisten 2.3.2 t/m 2.3.9 is het mogelijk tot 10 key controls per proces te definiëren.

Onderaan de checklisten is hiertoe een blok “keycontrols” opgenomen. U kunt hier middels de rechtermuis een rij toevoegen en daar handmatig een key control inzetten.

Uiteraard is het mogelijk in een later stadium (niet tijdens het aanmaken van de nieuwe key control) de aangemaakte keycontrols te koppelen aan risico’s die bij het desbetreffende proces gesignaleerd zijn. Dit kunt u onderin de checklist koppelen.

Risicobeheer

De aangemaakte risico's zijn opgenomen in de risicoanalyse overzicht 5.1.1 (SRA) of RA.01.01(Novak).

In de Cygnus Atratus content geldt:
Als laatste stap van deze fase genereert u vanuit document 2.9.1 Risicobeheer risico’s in het dossier .

Risicobeheer is een document dat op basis van een aantal voorloopvragen en de selectie van de branche een voorstel doet voor in het dossier op te nemen risico’s.

U dient eerst te kiezen voor “Heropbouwen risicolijst”

U krijgt dan een lijst van risico’s te zien, met daarbij een audittrail of de risico’s zijn opgenomen vanwege de branche of vanwege voorloopvragen. Vervolgens kunt u in de kolom “In dossier opnemen” risico’s uitzetten die u niet in het dossier wilt laten opnemen, U dient dan wel een verplichte toelichting te geven.

Als u het eens bent met de lijst kiest u voor “Opnemen standaard risico’s in dossier”.

Na het opnemen van de risico’s dient u nog een aantal velden in te vullen middels de button .

Interim-controle

De interim-fase bestaat uit drie onderdelen:

• Bestaan en werking interne beheersingsomgeving;
• Bestaan en werking AO/IB processen;
• Evaluatie risico’s.

Interim-uitvoering werkprogramma’s

U vindt hier de werkprogramma’s terug die zijn gericht op de processen.

In het werkprogramma vinden de volgende werkzaamheden plaats om het werkprogramma toe te snijden op de voor deze cliënt gedefinieerde risico’s en controle doelstellingen;

• Klantinstructie toevoegen op willekeurige plaatsen door middel van rechter muismenu. Uiteraard dient u hierna de instructie nog te wijzigen. Standaard zijn er geen werkstappen opgenomen. De werkstappen zullen gericht zijn op het vaststellen van het bestaan en het toetsen van de werking van de keycontrols.
• U kunt werkprogrammastappen koppelen aan IB-maatregelen en aan risico’s.
• Wanneer het werkprogramma is toegesneden op de cliënt, dient het werkprogramma door de controleleider te worden bevroren, zodat het overgedragen kan worden aan het controleteam. Na het bevriezen is het dan voor het controleteam niet meer mogelijk om:
  • Instructies uit te zetten;
  • Additionele omschrijvingen toe te voegen.

In de freeze van de werkprogramma's heeft u de mogelijkheid inherente risicofactoren aan te maken die eventueel gekoppeld zijn aan een risico dat bij de post is onderkend. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om direct een risico aan te maken. Deze zijn dan ook zichtbaar bovenin. Er zijn nu twee tabbladen bovenin het werkprogramma: één voor risico's en één voor inherente risicofactoren. De koppeling tussen de twee is te zien in het dropdown-menu. Vanuit hier zijn de de inherente risicofactoren / risico's ook te muteren. De inherente risicofactoren zijn enkel in de 1.x-serie te muteren.

Bevriezen kan de controleleider doen door de optie “Document” | "Bevriezen" te kiezen bij het tekstmenu.

• Bij de keycontrols kunt u na het uitvoeren van de werkzaamheden aangeven of de werking effectief is.

Evalueren Risico’s

Hierna dient u terug te keren naar de risicodocumenten en per risico een inschatting na interim te geven. Eventueel kunt u vanuit de risicoformulieren gegevensgerichte instructies aanmaken voor de eindejaarsfase.

Eindejaarscontrole

De eindejaarsfase bestaat uit vijf stappen:

• Importeer gegevens;
• Initiële cijferbeoordeling;
• Bepalen schattingsonzekerheid in postenoverzicht
• Controlewerkzaamheden uitvoeren;
• Evalueren risico’s.

Importeer gegevens

Als eerste onderdeel van de derde fase van de controleopdracht, de eindejaarsfase dienen de eindejaarscijfers voor de opdracht geïmporteerd te worden. Onder “importeer gegevens” in het Dashboard kan data op verschillende manieren in Caseware Working Papers worden ingelezen. Tevens is het mogelijk data handmatig in te voeren. Uiteraard dient u hierna eventueel nieuwe grootboekrekeningen te koppelen aan mappings door middel van menu “Rekening-Toewijzen mappingnummers”.

Initiële cijferbeoordeling

Document 5.0.1 geeft u een overzicht van de saldi van de grootboekrekeningen gegroepeerd naar mappings over 5 jaren (indien ingelezen). U kunt hier per grootboekrekening aantekeningen, notities, documentlinks etc maken.

Bepalen schattingsonzekerheid in postenoverzicht

U opent wederom document 1.1.2 Postenoverzicht en geeft aan of het een post van materieel belang betreft en of er sprake is van een schattingsonzekerheid,

Vervolgens geeft u het soort werkzaamheden bij de desbetreffende post aan waarin u de keuze heeft uit:

• Gebeurtenissen na balansdatum;
• Toetsen hoe management de schatting heeft gemaakt;
• Toetsen werking IB;
• Ontwikkeling van een puntschatting;
• Ontwikkeling van een schattingsinterval;
• Inschakeling van een deskundige.

De keuzes die u hier maakt hebben invloed op de gegevensgerichte werkprogramma’s.

Controlewerkzaamheden uitvoeren

Voor de gegevensgerichte werkprogramma’s worden dezelfde stappen doorlopen als voor de interim-controle. Ook hier kunt u weer werkprogrammastappen koppelen aan risico’s.

U kunt bestaande werkprogrammastappen uit het werkprogramma middels het rechtermuismenu verwijderen:

Tevens kunt u middels het rechtermuismenu klantspecifieke instructies toevoegen.

Tenslotte kunt u nog instructies importeren uit de bibliotheek.

In de freeze van de werkprogramma's heeft u de mogelijkheid inherente risicofactoren aan te maken die eventueel gekoppeld zijn aan een risico dat bij de post is onderkend. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om direct een risico aan te maken. Deze zijn dan ook zichtbaar bovenin. Er zijn nu twee tabbladen bovenin het werkprogramma: één voor risico's en één voor inherente risicofactoren. De koppeling tussen de twee is te zien in het dropdown-menu. Vanuit hier zijn de de inherente risicofactoren / risico's ook te muteren. De inherente risicofactoren zijn enkel in de 1.x-serie te muteren.

Hierna kan de controle leider het werkprogramma  bevriezen, zodat de assistenten het werkprogramma niet meer kunnen wijzigen.

Evalueren risico's

U gaat weer terug naar de risicoformulieren en bepaalt per risico of het risico voldoende is afgedekt en dat u voldoende controleinformatie heeft.

Afrondingsfase

De afrondingsfase bestaat uit drie stappen:

• Afronding controle;
• Communicatie;
• Oordeelsvorming.

Afronding controle

In de stap “Afronding controle” zitten de volgende onderdelen:

• Statusoverzicht;
• Afsluitende CBO;
• Overzicht gecorrigeerde verschillen;
• Overzicht niet-gecorrigeerde verschillen.

Statusoverzicht

Betreft een CaseView-document die alle aanwezige werkprogramma’s en checklisten weergeeft met daarnaast het aantal beantwoorde vragen ten opzichte van het totaal aantal vragen per werkprogramma. Ook de aftekengegevens worden hier weergegeven. U kunt middels de tekstmenu-optie filters leggen, bijvoorbeeld op de onvolledig beantwoorde werkprogramma’s.

Afsluitende cijferbeoordeling

Dit betreft een document, waarin u de bijzondere ontwikkelingen kunt verklaren

Overzicht gecorrigeerde verschillen

Dit betreft een overzicht van alle journaalposten die gemaakt zijn met het soort “Normaal”.

Overzicht niet-gecorrigeerde verschillen

Dit betreft een overzicht van alle journaalposten die gemaakt zijn met het soort “Niet vastgelegd – voorgesteld”.

Communicatie

Hier is een werkprogramma opgenomen ten behoeve de communicatie met de met governance belaste organen.

Oordeelsvorming

Onder dit onderdeel is in de vorm van een werkprogramma de onderbouwing van de verklaring opgenomen.