In dit artikel worden wat algemene zaken besproken die u dient te weten voordat u gaat werken met de Controle Manager.
De Cygnus Atratus Controle Manager (CACM) is een template voor Caseware Working Papers gebaseerd op de content van Cygnus Atratus. De Controle Manager faciliteert het gehele controleproces vanaf de cliëntacceptatie tot en met het afgeven van de controleverklaring. Deze gebruikershandleiding beschrijft het juiste gebruik en een nadere uitleg van de Controle Manager tijdens de uitvoering van een controleopdracht op hoofdlijnen. Ter verduidelijking wordt bij sommige documenten nader ingegaan op het doel, de inhoud en werking.
Het dashboard
Documenten in de Cygnus Atratus Controle Manager
Caseware-documenten: cijferbeoordeling, cijferanalyse en leadsheets
Aantekeningen
Een clientdossier aanmaken
Standaard risico's verwijderen
Minimale versie Working Papers
De CACM 2023 werkt enkel onder versie Caseware Working Papers versie 2022 en hoger. Het versienummer kunt u vinden in het menu van Caseware Working Papers onder Bestand | Help. U ziet vervolgens het volgende scherm:
De afbeeldingen die in deze handleiding worden gebruikt, zijn afkomstig uit Caseware Working Papers 2020. Indien u met een andere versie van Caseware Working Papers werkt, dan kunnen de afbeeldingen afwijken.
Het Dashboard
Deze paragraaf beschrijft de opzet en werking van het Dashboard binnen de Controle Manager.
Algemeen
Bij het opstarten van CACM komt u direct in onderstaand scherm terecht: het Flashboard.
Het Dashboard is dynamisch, dit wil zeggen dat enkel de aanwezige kerndocumenten in het Dashboard getoond worden.
Is het Dashboard niet zichtbaar ga dan in het menu van Caseware Working Papers naar Extra->Opties...->Schermindeling. Kies vervolgens voor “Flashboard”.
Fasering
De controleopdracht is onderverdeeld in 5 fases:
- Voorbereidingsfase;
- Opzet AO/IB en risicobeheer
- Interim-fase;
- Eindejaarsfase;
- Afrondingsfase.
U vindt deze fases onder de voortgangsinformatie op het dashboard terug. Elke fase kent een aantal belangrijke documenten die in het flashboard getoond worden. Dit zijn de documenten met het label “kerndocument”. Indien u op opdrachtniveau bepaalde documenten in het flashboard wilt tonen, dient u dit label aan de documenten toe te kennen en het flashboard te verversen.
Voortgang
De voortgang per fase wordt middels kleuren getoond op basis van het aftekenen van kerndocumenten per fase.
Indien geen enkele van de kerndocumenten in een fase is afgetekend is de status .
Indien één (of meerdere) van de kerndocumenten in een fase is (zijn) afgetekend (maar niet alle, of niet door alle rollen) is de status .
Indien alle kerndocumenten in een fase zijn afgetekend is de status .
Documenten in de Cygnus Atratus Controle Manager
In de CACM zijn een aantal soorten documenten opgenomen:
- CaseView-documenten zoals checklisten en werkprogramma’s;
- Intelligente CaseView-documenten waarin gegevens uit andere CaseView-documenten worden overgenomen;
- Automatische Caseware-documenten zoals initiële cijferbeoordeling, leadsheets en dossierstatus.
Achtereenvolgens worden de functionaliteiten binnen CaseView-documenten en automatische Caseware-documenten beschreven.
CaseView-documenten: checklisten en werkprogramma’s
De inhoud (content) van vragen en controleprogramma-instructies zijn aangeleverd door Cygnus Atratus. De documenten zijn qua stijl op dezelfde wijze opgebouwd en bevatten:
- Een kop;
- Een vragentabel;
- De aftekening.
De kop
De kop bestaat uit:
- Naam van het document;
- Cliëntnaam;
- Afgetekend door: indien het document door een van de rollen is afgetekend, dan is het in de kop zichtbaar;
- Tekstmenu;
Het tekstmenu heeft de volgende functionaliteiten:
- Algemeen:
- Risicokoppeling tonen: Laat de bij de post/proces behorende risico's zien in de kop van het werkprogramma;
- Saldibalans: snelkoppeling naar de saldibalans;
- Voorafgaande journaalposten: snelkoppeling naar invoerscherm voorafgaande journaalposten;
- Toewijzen mappings: snelkoppeling naar toewijzen mappingnummers.
- Instructies:
- Sorteren klantinstructies: indien u klantinstructies heeft aangemaakt, dan kunt u middels deze optie de aangemaakte klantinstructies sorteren;
- Importeren uit library: middels deze optie kunt indien u voldoende rechten heeft een werkprogramma toesnijden. Oftewel instructie toevoegen vanuit de library.
- Risicosignalering:
Geeft de mogelijkheid om nieuwe risico’s aan te maken dan wel te muteren.
- Document:
- Bijwerken: hiermee haalt u de meeste recente instructies uit de library;
- Bevriezen: middels deze optie kunt indien u voldoende rechten heeft een werkprogramma bevriezen.
- Afsluiten:
Slaat het document op en sluit het.
- Eventueel gekoppelde risico’s met daaraan;
- gekoppelde controledoelstelling(en).
De vragentabel
De vragentabel bestaat uit:
- Nummer: opvolgend nummer per vraag;
- Instructie: de vraag die beantwoord moet worden. Tevens is het hier mogelijk om een toelichting behorende bij deze vraag te geven. Een toelichting kan bijvoorbeeld zijn: “het uittreksel van de KvK is op 26 juli 2021 opgevraagd en in het permanente dossier opgeborgen”. Sommige vragen vereisen een verplichte toelichting. Tevens wordt bovenaan het document de melding weergegeven dat er verplichte velden dienen te worden ingevuld;
- Ja/Nee/Nvt: het te selecteren antwoord op de vraag: ja, nee, niet van toepassing. Er wordt in de Cygnus Atratus Controle Manager veel gebruik gemaakt van open vragen, zodat de Ja/Nee/NVT optie in veel werkprogramma’s niet voorkomt.
- Parafering en datering: deze geschieden automatisch aan de hand van uw inlognaam binnen Caseware Working Papers en de datum van op het moment dat de vraag wordt De aftekening per vraag is enkel van toepassing in de werkprogramma’s. Checklisten worden enkel afgetekend op documentniveau. Indien een vraag is beantwoord is dit tevens terug te zien in de voortgangsindicator bovenin het document. Zo kan op documentniveau de voortgang worden bewaakt;
- Documentreferentie: hier is het mogelijk om te refereren aan een document welke is opgenomen in het dossier (CaseView, Excel, Word, Pdf, Leadsheets etc.). Klik met de rechtermuisknop op het icoontje en kies vervolgens voor “Document instellen”. De Documentmanager wordt geopend. Het is mogelijk te refereren aan meerdere documenten. Herhaal in dit geval de bovenstaande handeling. Indien het verkeerde document is geselecteerd, kan deze worden verwijderd door met de rechtermuisknop op het document te klikken en te kiezen voor “Document verwijderen”. Zodra een document is gekoppeld, kan deze direct worden geopend door hierop te klikken;
- Aantekeningenknop: Er kan aan een instructie een aantekening gekoppeld worden. Klik hiervoor op de "aantekeningenknop". Deze button krijgt een groene vink zodra de aantekening is gemaakt. Via de knop ‘Aantekeningen’ bovenin Caseware Working Papers wordt onderaan het scherm een overzicht zichtbaar met alle gemaakte aantekeningen. Later in dit artikel wordt nader ingegaan op het maken van aantekeningen. De aantekeningbutton is niet in elk werkprogramma aanwezig.
- Info: Indien er een helptekst aanwezig is op instructieniveau, dan is de icoon zichtbaar achter desbetreffende instructie.
De aftekening
Zodra het hele document is afgewerkt, kan deze worden afgetekend. Hiermee wordt het document als het ware “gesloten”. Door tweemaal te klikken op het vak onder “Naam” wordt het document afgetekend.
Afhankelijk van uw rol binnen dit dossier, kunt u aftekenen voor de volgende rollen:
- Opgesteld: degene die het document heeft ingevuld. Doorgaans is dit de assistent;
- Controle OK: de controleleider van de opdracht;
- Accountant OK: de verantwoordelijke externe accountant;
- Kwaliteit OK: de compliance officer.
De rollen zijn standaard ingesteld in de CACM 2021. Afhankelijk van de rollen, zoals deze binnen de accountantsorganisatie zijn gedefinieerd, dienen deze rollen aangepast te zijn aan de kantoor specifieke situatie. Ga hiervoor in het menu van CaseWare Working Papers naar “Extra” en kies vervolgens voor “Opties”. Kies hier voor “Rollen”. Vervolgens kunnen de benamingen van de verschillende rollen worden gewijzigd of kunnen rollen worden toegevoegd.
Op kantoorniveau kunnen rollensets worden aangemaakt en vervolgens worden gekoppelt aan documenten. Voor nadere beschrijving rollensets op kantoorniveau verwijzen wij u naar de beheerderhandleiding.
Caseware-documenten: cijferbeoordeling, cijferanalyse en leadsheets
Automatische Caseware-documenten zijn documenten die automatisch worden opgebouwd op basis van de ingelezen cijfers. Zie voor meer informatie over het inlezen van cijfers de handleiding van Caseware Working Papers.
Voorbeelden van Caseware-documenten binnen de CACM 2021 zijn de Cijferbeoordeling, Leadsheets, Dossierstatus, Niet-gecorrigeerde fouten etc. Deze documenten worden verderop in deze handleiding nader beschreven. Door in een geopend Caseware-document op de rechtermuisknop te klikken, wordt er een menu zichtbaar waarmee het binnen het geopende document op grootboekniveau mogelijk is om:
- Notities te maken;
- Vinken te plaatsen;
- Documentkoppelingen te maken;
- Aantekeningen te maken;
- Af te tekenen.
Ook via het menu van Caseware Working Papers onder “Invoegen” zijn deze functionaliteiten te benaderen.
Deze functionaliteiten helpen de gebruiker bij de verslaglegging en het zichtbaar maken van de uitgevoerde werkzaamheden binnen het dossier en zullen hierna kort beschreven worden. Aangezien het maken van aantekeningen binnen het dossier de meest uitgebreide functionaliteit betreft, is hieraan een aparte paragraaf in deze handleiding gewijd. Zie voor meer informatie over het maken van aantekeningen in de volgende paragraaf.
Notities maken
Gebruik het maken van notities voor het toevoegen van commentaar aan een grootboekrekening. Notities kunnen niet worden afgewerkt zoals dit bij “aantekeningen” wel mogelijk is. Zie voor meer informatie over “Aantekeningen” de volgende paragraaf. Kies voor het maken van een notitie voor “Nieuwe notitie”.
Indien u de checkbox “Toon in alle documenten” aanvinkt, komt de notitie terug bij alle automatische Caseware documenten waarin de desbetreffende grootboekrekening voorkomt.
Met een dubbelklik op de linkermuisknop is de gemaakte notitie aan te passen. Bij het maken van een notitie is het mogelijk om direct een documentverwijzing op te nemen en een vink te plaatsen. Kies dan in het menu voor “Opmerking” in plaats van “Nieuwe Notitie”.
Indien u een notitie heeft gemaakt, is deze zichtbaar wanneer u met de muis over de gemaakte notitie gaat.
Afbeelding: de gemaakte notitie wordt zichtbaar door met de muis over een notitie te gaan
Notitieoverzicht:
Via menu “Beeld” en vervolgens Toon “Notities” kunt u alle in dit document gemaakte notities in een scherm tonen.
Vinken plaatsen bij grootboekrekeningen
Elke grootboekrekening is af te vinken door te kiezen voor “Nieuwe vink” in het rechter muismenu. Hiermee is bijvoorbeeld aan te geven dat een grootboekrekening is gecontroleerd.
Tevens is het binnen Caseware Working Papers mogelijk om eigen vinken te maken met elk een eigen betekenis via het menu “Opdracht” en vervolgens “Vinken”.
Documentkoppeling maken
Bij elke grootboekrekening is het mogelijk om een documentkoppeling te maken naar een document dat betrekking heeft op de grootboekrekening. Kies hiervoor in het rechter muismenu “Nieuwe Dossierverwijzing”.
Ook is het mogelijk om een handmatige koppeling te maken. Kies hiervoor in het rechter muismenu “Nieuwe handmatige verwijzing”. Hiermee is het mogelijk om zelf een korte tekst in te voeren als referentie of alsnog een verwijzing te maken naar een document dat in het dossier is opgenomen via de documentmanager.
De documentverwijzingen verschijnen in de kolom “Notitie”.
Aantekeningen
Binnen de CACM is het mogelijk om zowel automatische als handmatige aantekeningen te maken.
Automatische aantekeningen maken
Binnen checklisten en werkprogramma’s kan per vraag een automatische aantekening worden gemaakt door middel van de aantekeningenknop in de kolom “Aant”. Om een aantekening van de toelichting te maken, dient deze knop te worden gebruikt. Zodra op de aantekeningenknop wordt geklikt, komt er een scherm naar voren waarin u het onderwerp en bevinding dient in te vullen van de aantekening. Tevens kunt u de aantekening toewijzen aan een groep of een medewerker.
Er komt een vink te staan in het aantekening icoon, zodat te zien is bij welke vraag een aantekening is gemaakt.
Handmatige aantekeningen maken
In alle overige CaseView-documenten en in de Documentenmanager zijn via de rechtermuisknop handmatige aantekeningen te maken. Afhankelijk van de plaats waar de aantekening wordt gemaakt, ziet het menu via de rechtermuisknop er als volgt uit:
Indien met behulp van de rechtermuisknop wordt gekozen voor het maken van een nieuwe handmatige aantekening, wordt het aantekeningenscherm zichtbaar waarin alle relevante informatie met betrekking tot de aantekening wordt vastgelegd. De gebruiker bepaalt hoe gedetailleerd de aantekening wordt gedocumenteerd.
Met het aantekeningenscherm kan aan de aantekening een:
- Persoon of groep worden toegewezen;
- Omschrijving worden gegeven;
- Begin- en een einddatum worden gekoppeld;
- Prioriteit worden toegekend;
- Document worden gekoppeld;
- Soort worden toegekend.
Het voordeel bij het gebruik van aantekeningen boven notities is dat deze kunnen worden afgewerkt en aan anderen worden toegewezen.
Let op:
Binnen de checklisten en werkprogramma’s is het belangrijk om aantekeningen alleen via de aantekeningenknop te maken zodat de aantekeningen zowel aan het juiste document als aan de juiste vraag worden gekoppeld. Het soort aantekening wordt zo ook automatisch ingevuld. Bij het maken van een handmatige aantekening dient u zelf de aantekeningensoort te kiezen, waarbij u de keuze heeft uit de volgende typen:
- Punt voor Topmemo;
- Bespreekpunt cliënt;
- Punt voor planningsmemo;
- Kwaliteitsbeoordeling;
- Managementletter punt;
- Openstaand punt uit afwerkingmemo;
- Overall Topmemo;
- Punt voor accountantsverslag;
- Interim Memo Punt;
- Overall Interim Memo;
- Corporate Governance.
Gemaakte aantekeningen op dossierniveau weergeven in Caseware Working Papers
Binnen Caseware Working Papers worden gemaakte (zowel automatische als handmatige) aantekeningen weergegeven door in de navigatiewerkbalk op de knop “Aantekeningen” te klikken. Alle gemaakte aantekeningen worden nu onderin het scherm weergegeven.
Afbeelding: het weergeven van gemaakte aantekeningen via de navigatiewerkbalk
Gemaakte aantekeningen op documentniveau weergeven in CaseView
Binnen CaseView is het tevens mogelijk om per document de gemaakte aantekeningen weer te geven. Ga hiervoor in de menubalk naar “Beeld” kies “Toon” en vervolgens “Aantekeningen”. De aantekeningen worden ook nu onderaan het scherm op documentniveau weergegeven.
Na het activeren van de aantekeningen binnen Caseware Working Papers of CaseView wordt het aantekeningenoverzicht zichtbaar.
Het aantekeningenoverzicht
Binnen het aantekeningenoverzicht wordt diverse informatie beknopt weergegeven zoals onderwerp, soort aantekening, aan wie de aantekening is toegewezen, de begin- en einddatum, etc. In de vierde kolom wordt weergegeven in welk document de aantekening is gemaakt. Door binnen het aantekeningenoverzicht vanuit Caseware Working Papers hierop te klikken wordt het document geopend en wordt direct de vraag weergegeven waarbij de aantekening is gemaakt. De toelichting van deze vraag wordt met rode haken weergegeven. Indien het aantekeningenoverzicht binnen CaseView wordt geraadpleegd en op de documentnaam wordt geklikt, wordt direct met de rode haken weergegeven op welke vraag de aantekening betrekking heeft. Het document is immers al geopend. Het overzicht is op diverse wijze te sorteren.
Verwijderen van een aantekening
U kunt een aantekening uit het overzicht verwijderen door de desbetreffende aantekening te selecteren en vervolgens de toetsencombinatie “Ctrl-D” in te drukken. Vervolgens wordt gevraagd of u de aantekening wilt verwijderen. U kunt hiervoor ook de rechtermuistoets gebruiken.
Een clientdossier aanmaken
Voordat er met een controleopdracht gestart kan worden, moet er een template geselecteerd worden voor de aanmaak van een cliëntdossier.
Kantoor specifiek maken van de template
Tijdens de installatie van templates dienen deze eenmalig ingericht te worden op basis van de kantoor specifieke situatie. Het eindproduct is een kantoor specifieke template die voor alle controleopdrachten binnen Caseware Working Papers gebruikt wordt. Caseware heeft de beschikking over implementatiepartners die binnen de accountantsorganisaties eenmalig de template inrichten en de kantoor specifieke instellingen verrichten. Tevens dragen zij zorg voor kennisoverdracht binnen de accountantsorganisatie. Hiervoor kunt u contact opnemen met Caseware Nederland.
Snelkoppeling naar kantoor specifieke template/aanmaken cliëntdossier
Binnen Caseware Working Papers is het mogelijk om een snelkoppeling te plaatsen naar de kantoor specifieke template. Ga hiervoor naar het menu van Caseware Working Papers en kies voor “Bestand” en daarna “Nieuw”.
Middels de optie “Sjablonen, is het mogelijk om een sjabloon toe te voegen. Hier kiest u vervolgens het sjabloon waarvan u een snelkoppeling wilt toevoegen. Om een sjabloon te gebruiken, vult u in het bovenste veld onder “Nieuwe bestandsnaam” de juiste bestandsnaam in en kiest vervolgens het te gebruiken sjabloon.
Vervolgens komt u in het cliëntprofiel waarin u de NAW-gegevens en het boekjaar kunt invullen.
Zelf documenten toevoegen
U heeft de mogelijkheid om zelf Excel- en Word-documenten toe te voegen en deze ook te laten tonen in het Dashboard. U gaat hiervoor in de Documentmanager staan en klikt op de plaats waar u een document wilt toevoegen op de rechter muisbutton. U kiest in het verschenen menu voor “Nieuw” en vervolgens voor “Word” of “Excel”.
Het nummer van het document dient binnen een bepaalde range te liggen, anders zal het document niet in het Dashboard getoond te worden. Automatisch zal Caseware Working Papers doorlopend nummeren en zal het nummer in de juiste range liggen. Ranges lopen vanaf x.x.1 t/m x.x.99. Indien u bijvoorbeeld na document 4.2.1 een Word-document wilt toevoegen, kunt u elk nummer toekennen als het maar binnen de range 4.2.2 t/m 4.2.99 ligt.
Aangeraden wordt het laatste nummer boven de .50 te houden.
Standaard risico's verwijderen
- Open 2.9.1 Risicobeheer en kies voor Risicolijst > (Her)opbouwen risicolijst
- Zet het vinkje in de kolom "Opnemen in dossier" uit.
- Kies voor Risicolijst > Verwijderen standaard risico's