In dit artikel wordt het importeren van cijfers besproken.
Eerst zal de basisfunctionaliteit die CWP in zich heeft en vervolgens het gebruik van de connectoren die CWNL heeft uitgebracht, verder worden toegelicht. In CWP is de mogelijkheid ingebouwd om ook budgetten en prognoses in te lezen. Het gebruik van budgetten en prognoses wordt ook in dit artikel besproken. Uiteindelijk leggen wij uit hoe er in de verschillende perioden gewerkt kan worden.
Basis voor weergave van de tussentijdse cijfers zijn de cijfers die zijn ingelezen in de saldibalans.
Importeren
Het invoeren van cijfers kan op verschillende manieren.
Te weten:
- Handmatig invoeren in de saldibalans (rekeningsaldi);
- Handmatig invoeren in de dagboeken (mutaties);
- Koppelingen met diverse pakketten middels connectoren;
- Importeren.
Voor uitleg over het handmatig invoeren van cijfers in CWP wordt verwezen naar de handleiding van CWP. Voor het importeren zijn wizards toegevoegd die het importeren moet vergemakkelijken. Het importeren heeft weer verschillende varianten. Dit zijn:
- Administratiepakketten;
- Andere saldibalansverwerkende pakketten;
- Excel;
- Overige zoals ASCII, tekst, XBRL en XML.
De werking van de verschillende varianten is grotendeels gelijk. Wij zullen in deze handleiding slechts het importeren voor Excel beschrijven.
Voorafgaand aan het importeren zal eerst een keuze gemaakt moeten zijn over welke periode gerapporteerd gaat worden. Het mag voor zich spreken dat indien er een rapportage per maand wordt gemaakt dat niet de cijfers op jaarbasis kunnen worden geïmporteerd. Hoe de rapportage periode ingesteld kan worden kunt u lezen in het artikel Opdrachteigenschappen.
Om te importeren selecteer Opdracht| Import | Excel bestand... Er komt dan een Import Wizard die u door het importeren begeleidt. Zie ook de afbeelding.
Te importeren onderdelen
Er kan gekozen worden of alleen saldi moet worden geïmporteerd, grootboekmutaties of voorafgaande journaalposten. Het voordeel van het importeren van mutaties is dat zowel vanuit de saldibalans als ook in het tussentijds verslag het mogelijk wordt om de mutaties in de gerapporteerde periode weer te geven.
Te importeren Excelbestand
Vul hier de locatie en naam van het bestand in waar de cijfers of mutaties zijn opgenomen. Met behulp van knop Bladeren… is het mogelijk om naar een Excelbestand te bladeren.
Selecteer een werkblad
In Excel is het mogelijk om gebruik te maken van meerdere werkbladen (sheets). Hier kan aangegeven worden op welk werkblad de cijfers staan die ingelezen moeten worden. Standaard wordt de eerste genomen. Het is niet mogelijk meerdere bladen te selecteren.
Maskerbestand
In de schermen die na dit scherm komen moeten velden worden gedefinieerd; bijvoorbeeld dat in de eerste kolom grootboekrekeningnummers staan en in de tweede bedragen. Als vaker deze indeling wordt gebruikt omdat bijvoorbeeld het Excelbestand steeds een vaste indeling heeft, dan kunt u met een maskerbestand ervoor zorgen dat niet iedere keer deze informatie ingegeven hoeft te worden. De importwizard kan deze informatie opslaan in een maskerbestand. Bij een latere import kunt u dus het maskerbestand kiezen waardoor alle instellingen al vooringevuld zijn. U hoeft dan alleen nog maar de stappen te controleren en de import uit te voeren. Vul hier dus de naam in van een reeds eerder aangemaakt maskerbestand. Later in de importprocedure wordt gevraagd waar u eventueel een maskerbestand zou willen opslaan.
Te gebruiken periode voor import
Hier komt de periode naar voren die is ingesteld in de Opdrachteigenschappen. Indien is ingesteld dat er verschillende soorten periodedefinities zijn dan kan hier de keuze gemaakt worden voor welke periodedefinitie de import bedoeld is.
LET OP: Binnen CWP is de datummutatie basis voor periodetoerekening. (geen boekingsperiode)
Specificeer Data eigenschappen
In het volgende tabblad, zie afbeelding, wordt de informatie in het Excel tabblad gerangschikt. Bij een tekstimport is het mogelijk aan te geven wat een scheidingsteken is tussen twee kolommen. Omdat bij de Excel import het scheidingsteken bekend is hoeft dat hier niet ingevuld te worden.
Bij Tekst kan aangegeven worden als tekst specifiek tussen speciale tekens staat.
Bij Uitsluiten wordt aangegeven hoeveel rijen van boven af, en bij de tweede van onder af, worden overgeslagen bij het importeren. Als alternatief is het mogelijk om specifieke rijen uit te sluiten door middel van het aanvinken van die rij.
Veld details
Op het tabblad Veld details worden de te importeren kolommen gedefinieerd. Dit kan door met de muis op de kolomkop te klikken. Middels menustructuur kan dan gekozen worden wat de waarde is van de betreffende kolom. In de afbeelding is dit bijvoorbeeld het openingssaldo van het huidige boekjaar.
Nadat een veld is gekozen kan bij sommige velden nog mogelijk onder de tabel aangegeven worden hoe de waarden van de import moeten worden geïnterpreteerd.
Nadat alle kolommen gedefinieerd of bewust overgeslagen zijn, kunnen er geavanceerde specificaties worden meegegeven als op Volgende geklikt is.