In dit artikel leest u meer over de structuur, de opbouw en de werking van Financials.
Structuurbeschrijving
Structuurschema
Synchronisatie
Dossierupdate
Bijwerken document
Structuurbeschrijving
Centrale server
Op de centrale server staan de standaarddossiers (kantoortemplates), als ook de library. Deze library bestaat uit componenten, scripts, etc. De centrale server is de plaats waar de applicatiebeheerder wijzigingen doorvoert.
Werkplek
Om zwaar netwerkverkeer te voorkomen, staan kopieën van de centrale bestanden ook lokaal op alle werkplekken.
Standaarddossiers
De volgende standaarddossiers zijn aanwezig:
- MKB BV (BV en NV)
- MKB BV Cons (Consolidatie)
- MKB EZ (Eenmanszaak / VOF)
Structuurschema
Synchronisatie
Synchronisatie houdt in: het kopiëren van de centrale bestanden van de server naar de centrale bestanden op de werkplek. Zodra een gebruiker een Caseware-administratie opstart, controleert het systeem of de lokale library etc. volledig in overeenstemming is met de centrale library etc. Wanneer dat niet het geval is, dan wordt automatisch de synchronisatie opgestart. Na voltooiing hiervan is de lokale library volledig in overeenstemming met de centrale library.
Dossierupdate
Een dossierupdate houdt in: het langs centrale weg bijwerken van cliëntdossiers. Dit is een automatisch proces dat bij het openen van een Caseware-administratie direct na de eventuele synchronisatie opgestart wordt. De Dossierupdate heeft slechts betrekking op de geopende Caseware-administratie. De Dossierupdate is te vergelijken met het automatisch uitvoeren van Kopiëren sjabloon. De Dossierupdate wordt gebruikt voor:
- Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van mappingnummers en –omschrijvingen, als ook uitgebreide omschrijvingen
- Het toevoegen of verwijderen van Casewaredocumenten
- Het toevoegen of verwijderen van CaseViewdocumenten
- Het creëren van Backup-bestanden van Caseware-administraties
- Het creëren van pdf-bestanden
De werking van de dossierupdate is als volgt:
- Het systeem stelt vast of de betreffende administratie al dan niet geblokkeerd is. Wanneer de administratie geblokkeerd is wordt de Dossierupdate niet op deze administratie uitgevoerd. Het blokkeren van een administratie wordt behandeld in artikel CaseView | Jaarrekening 1. | navigatiebalk & overige functies.
- Het systeem stelt de rechtsvorm van de administratie vast. Dit moet bekend zijn, omdat het systeem moet weten welke mappings van toepassing zijn. Agro-mappings behoren bijvoorbeeld niet in een MKB-administratie terecht te komen. De vaststelling van de rechtsvorm geschiedt op basis van de in de administratie aanwezige cijfers.
Indien er geen of te weinig cijfers in de administratie aanwezig zijn, kan het systeem de juiste rechtsvorm niet vaststellen. Dit is bijvoorbeeld altijd het geval bij standaarddossiers (kantoortemplates), die per definitie leeg zijn. Er wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds door Caseware Nederland geïnitieerde dossierupdates (‘CDU’, die dus voor alle gebruikers gelden) en anderzijds op speciaal verzoek van een kantoor aangemaakte dossierupdates (‘KDU’).
Indien er een nieuwe dossierupdate wordt vastgesteld krijgt u hiervan eerst de vraag of u deze op het betreffende dossier wilt uitvoeren:
Deze melding is bedoeld om te voorkomen dat op dossiers die al afgerond zijn nog ongewenst mappings worden toegevoegd of gewijzigd, die invloed hebben op de jaarrekening en publicatiestukken. U kiest voor Ja op alles als er meer dan één dossierupdate kan worden uitgevoerd en voor Ja als u één dossierupdate wilt uitvoeren.
Wanneer de Dossierupdate succesvol is uitgevoerd, vindt u dit terug op het Flashboard:
In dit voorbeeld is dus de Caseware dossierupdate tot en met nummer 20 uitgevoerd, en de kantoordossierupdate tot en met nummer 1.
Attentie bij consolidatie: indien het dossier waarop de update wordt uitgevoerd een geconsolideerd dossier is, adviseren wij u eerst de externe-bron-administraties te updaten en als laatste het consolidatiedossier te updaten.
Bijwerken document
De optie Bijwerken bevindt zich in de Navigatiebalk:
Na het kiezen voor Totale update worden achtereenvolgens de volgende acties uitgevoerd:
- Verwijderen van overbodige componenten
- Vervangen van gewijzigde componenten
- Toevoegen van nieuw benodigde componenten
- Update van teksten
- Huisstijlaanpassing
Het updateproces is uitgebreider beschreven in het artikel Jaarrekening - Navigatie - Document.