Navigatie jaarrekening

Onderstaand artikel geeft u meer informatie over het gebruik van de navigatiebalk en de overige functies van de Jaarrekening in CaseView.

Navigatie
Inhoud document
Hamburger-menu
Instellingen
- Kantoorteksten
- Nulregels
PDF
Document
- Bijwerken
- Huiststijl bijwerken
- Kop-/ en voetteksten bijwerken
- Teksten bijwerken
- Navigator bijwerken
- Document fixeren
- Consistentie check uitvoeren
- Celnummers in tooltip weergeven
- Versnelde print preview
- Alle posten toelichting balans sorteren / WV sorteren
- Lijst Nog toe te wijzen weergeven
Afsluiten

Navigatie

Bij het openen van de jaarrekening van Financials verschijnt de Navigatie (Freeze) bovenaan in beeld. Hierin zijn de algemene instellingen en de sturing van het document opgenomen.

Inhoud document

Voor het snel navigeren in een document is aan de linkerzijde van scherm standaard een mapstructuur weergegeven waarmee eenvoudig genavigeerd kan worden naar onderdelen in het document.

Indien deze mapstructuur niet gewenst is kan eenvoudig middels Beeld | Documentstructuur de mapstructuur tijdelijk uitgezet worden. Na het opnieuw openen van het document staat de mapstructuur wel weer standaard aan.

Hamburger-menu

Door te klikken op één van de onderdelen worden de betreffende Caseware- / CaseView-onderdelen geopend.

Instellingen

Kantoorteksten

Default kantoorteksten

Wanneer er door de applicatiebeheerder kantoorteksten zijn aangemaakt kan de gebruiker op een simpele manier in één keer kiezen voor kantoorteksten in plaats van Caseware-teksten. Dit doet hij door bij Instellingen | Kantoorteksten te klikken op Default kantoorteksten. Dan wordt bij alle onderdelen standaard de kantoortekst geselecteerd, mits er voor dat onderdeel door de gebruiker geen klanttekst geselecteerd was en mits natuurlijk de Caseware-tekst niet door de applicatiebeheerder verplicht was gesteld.

Opnieuw kantoorteksten doorvoeren

Deze optie wordt geselecteerd indien de applicatiebeheerder kantoorteksten heeft toegevoegd danwel gewijzigd.

Nulregels

Met deze optie is het mogelijk om in de balans en in een aantal specificaties in de toelichting op de balans regels te tonen waarvan het saldo nihil is. Deze functie maakt het ook eenvoudiger om te consolideren, zie hiervoor ook de Gebruikershandleiding Consolidatie Financials.

Indien deze optie wordt aangezet gaat u vervolgens naar de balans en klik met de rechtermuisknop op de gewenste te tonen regel.

Door de optie Regel tonen/verbergen aan te klikken op het saldo nihil van de betreffende post wordt deze getoond in de balans. Het resultaat ziet u als u het vinkje bij de optie Nulregels instellen weer uitzet.

SRA Benschmark upload blokkeren

Standaard zal bij de keuze Concept tbv klant en Definitief rapport een exportbestand naar het SRA Online benchmark platform verstuurd worden. Indien de applicatiebeheerder heeft aangegeven dat hiervan mag afgeweken worden is de optie SRA Benchmark upload blokkeren beschikbaar voor de gebruiker.

PDF

Op kantoorniveau kan de applicatiebeheerder instellen dat van de jaarrekening automatisch een PDF op het juiste briefpapier wordt gegenereerd. Indien u dan deze keuze aanklikt wordt een PDF gegenereerd en deze wordt toegevoegd aan de document manager.

Document

Bijwerken

De button Document kan de volgende kleuren hebben:

Boekingen gewijzigd: u moet verplicht updaten;

Componenten gewijzigd: updaten om wijzigingen in jaarrekening te krijgen;

Teksten gewijzigd: updaten om wijzigingen in jaarrekening te krijgen;

Jaarrekening is up-to-date.

Door te klikken op Bijwerken vinden achtereenvolgens de volgende acties plaats:

• Verwijderen van overbodige componenten
• Vervangen van gewijzigde componenten
• Toevoegen van nieuw benodigde componenten
• Update teksten
• Huisstijlupdate

De kop- en voetteksten, teksten en huisstijlupdate worden niet automatisch meegenomen bij de totale update. Hier zijn twee redenen voor, namelijk enerzijds het grote tijdsbeslag dat dit op de update legt en anderzijds de zeer geringe frequentie waarmee wijzigingen van kantoorwege in de indeling van kop- en voetteksten, teksten en huisstijlupdates plaatsvinden.

Let op: van alle uitgevoerde updates wordt een logboek bijgehouden. U vindt dit in de Verkenner bij de betreffende CW-administratie:

Huisstijl bijwerken

Klikken op de selectieknop opent het volgende drop-downmenu:

Bij het bijwerken van de huisstijl worden niet alleen de stijlen bijgewerkt (vanuit het bestand ‘Financials.sty’), maar ook andere zaken, zoals nul-weergave, weergave negatieve bedragen, etc. Deze laatste instellingen worden ontleend aan het bestand KAN.dbf.

Kop-/ en voetteksten bijwerken

Hierbij worden alle kop- en voetteksten vanuit de library naar de betreffende jaarrekening gekopieerd.

Teksten bijwerken

Teksten kunnen zowel Caseware-, kantoor- of klantteksten zijn. Wanneer op centraal niveau teksten gewijzigd zijn (dat kunnen dus alleen Caseware- of kantoorteksten zijn) wordt deze wijziging in de diverse databases opgeslagen. Om deze teksten daadwerkelijk in de betreffende jaarrekening te krijgen, dient geklikt te worden op Bijwerken Teksten. Dit is overigens dezelfde actie als bij een turquoise Bijwerken button.

Wanneer in de Publicatiestukken voor een tekst de keuze is gemaakt ‘Overnemen uit jaarrekening’ en in de Jaarrekening wordt een andere tekst gekozen, dient dit ook in de Publicatiestukken terecht te komen. Hiervoor wordt de Bijwerken button in de Publicatiestukken dan ook turquoise. Door hierop te klikken wordt de aangepaste tekst vanuit de Jaarrekening overgenomen in de Publicatiestukken.

Navigator bijwerken

Hierop klikken leidt tot het bijwerken van de navigatiebalk (‘Freeze’). U dient dit nog wel te laten volgen door het bijwerken van de huisstijl om het juiste lettertype in de navigatiebalk te krijgen.

Document fixeren

De mogelijkheid bestaat om het dossier vrij te laten, maar om wel bepaalde CaseView-documenten te fixeren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de Jaarrekening is afgewerkt, maar de Publicatiestukken nog niet. Dan kan de behoefte bestaan om alleen de Jaarrekening te fixeren. Hiertoe dient de gebruiker bij Documenten te klikken op Document fixeren, waarna veiligheidshalve de volgende vraag verschijnt:

In gefixeerde documenten wordt een slotsymbool in de Navigatiebalk getoond:

Na een jaarovergang is het document automatisch niet meer gefixeerd.

Een document kan alleen niet meer gefixeerd worden door de applicatiebeheerder met een speciaal wachtwoord. Dit wachtwoord wordt ingesteld in de inrichtingsmodule. Via Start kan er gekozen worden voor Blokkeer/Deblokkeer. Als hier op wordt geklikt kan via een wachtwoord het slot verwijderd worden.

Nadat de applicatiebeheerder een geblokkeerd document van slot heeft gehaald, dient de gebruiker nogmaals op Overige functies te klikken en de vink bij Document fixeren te verwijderen, waarna het document weer vrij is.

Consistentiecheck uitvoeren

Indien u deze optie selecteert wordt een CaseView-document aangemaakt waarin een aantal controles kunnen worden uitgevoerd:

Indien u de optie Document selecteert opent onderstaand menu:

U kunt kiezen voor Uitvoeren consistentiecheck, dan worden alle aangevinkte acties uitgevoerd of u kunt kiezen voor Toon splitsboekingen om vast te stellen of daar mogelijk problemen in voorkomen. Met de optie Initialiseren resultaattabellen kunt u de vastgestelde problemen wissen om de check opnieuw uit te kunnen voeren.

De uit te gevoerde controles zijn met name controles die verschillen in de jaarrekening kunnen veroorzaken, ofwel verschillen in de dossierindeling.

Celnummers in tooltip weergeven

Wanneer deze aangevinkt is wordt een script geactiveerd dat ervoor zorgt dat alle zichtbare cellen van een tooltip worden voorzien, waarbij het celnummer wordt weergegeven. Bij het gebruik van eigen tekstvariabelen (kantoor- en klanttekstvariabelen) is het soms nodig de celnummers te weten, teneinde deze in een formule op te kunnen nemen.

De tooltip laat in normale gevallen altijd al de bijbehorende mappingnummers zien. Na aanvinken Tonen celnummers in tooltip wordt dit aangevuld met een 2e regel, waarin de celnaam wordt weergegeven:

Versnelde print preview

Wanneer er in een administratie sprake is van subdocumenten vormt dit een grote vertragende factor voor het Afdrukvoorbeeld (Print preview), omdat deze op de achtergrond eerst allemaal door het systeem geopend moeten worden.

Wij hebben hier een oplossing voor gevonden door de mogelijkheid te scheppen om via een schakelaar te kunnen kiezen tussen een:

• Langzame, maar wel volledige Print preview, dus inclusief inhoudsopgave en subdocumenten
• Snelle, maar onvolledige Print preview, dus exclusief inhoudsopgave en subdocumenten

Deze keuze stelt u in in de Freeze bij de ‘Overige functies’. Deze keuze is alleen zichtbaar in een geconsolideerde administratie:

Wanneer u klikt op ‘Versnelde print preview’ krijgt u een melding en verschijnt er een vink vóór de tekst. Het werkt als een aan-uitschakelaar: nogmaals klikken schakelt de functie weer uit.

Nadat u de Versnelde print preview in heeft geschakeld, activeert u deze op de normale manier via de button voor de Print preview.

Alle posten toelichting balans sorteren / WV sorteren

Met deze opties kunnen de posten van de specificaties in de toelichting op de balans en de toelichting op de winst-en-verliesrekening met één handeling aflopend of oplopend gesorteerd worden.

Lijst Nog toe te wijzen weergeven

Met deze optie wordt een lijst gegenereerd met de verloopoverzichten waarin deze post voorkomt. In de betreffende overzichten kan dit dan aangepast worden.

Afsluiten

Met deze optie wordt het document afgesloten en de wijzigingen opgeslagen.