Met de Caseware Connector Afas Profit kunt u vanuit Afas Online Financiële data, de CRM gegevens en documenten importeren in het Caseware dossier en vanuit het Caseware dossier SBR publicatiestukken verzenden naar Afas.

Minimaal benodigd

• Caseware Working Papers 2018; zie Downloads Working Papers;
• Caseware Flashboard, zie Downloads;
• Caseware Connector Financieel 2.5.5; zie Downloads Caseware Connectoren;
• Caseware Connector Afas Profit;
• Een Samenstel Manager; zie Dowloads Caseware Managers;
• De poorten 80 en 443 moet open staan;
• TLS 1.0 en 1.2 worden ondersteund.

Voor een juiste werking leest u hieronder twee aandachtspunten bij de installatie van de Caseware Connector Financieel:

1. De Caseware Connector Financieel dient te worden geïnstalleerd op hetzelfde niveau als de Samenstel Manager of Financials, bijvoorbeeld:
   <Netwerkpad>:\CWLib\Caseware Connector Financieel
   <Netwerkpad>:\CWLib\Caseware Samenstel Manager
   <Netwerkpad>:\CWLib\Financials
   
   Dus de Caseware Connector Financieel mag bijvoorbeeld niet in een submap van de CWLib, of in een andere map staan. D dus niet: 
   <Netwerkpad>:\CWLib\Tools\Caseware Connector Financieel
   <Netwerkpad>:\CWTools\Caseware Connector Financieel
   
   
2. De Caseware Connector Financieel en Caseware Connector CRM verschijnen automatisch op het Flashboard doordat u het product instelt via Productinstellingen. 

Instellingen

Voor een correcte werking zijn er instellingen nodig in Afas Profit en in Caseware Connector Financieel. 

Instellingen Afas Profit

Voor het importeren van de Financiële en CRM gegevens vanuit Afas in het Caseware dossier is een App Connector nodig. Voor het verzenden van SBR publicatiestukken naar Afas is alleen de CommSvcConnector nodig. In de volgende paragrafen wordt het instellen van deze App Connectoren uitgelegd.

Instellingen CommSvcConnector in AFAS Profit ten behoeve van SBR

Bij AFAS: Communicatieconnector instellen in AFAS Profit

1. Open uw Afas Profit omgeving
   
   
2. Ga naar Beheer - App connector.
   

3. Klik op Nieuw om een nieuwe App Connector te definiëren.
   

4. Tabblad Algemeen: Vul de gegevens voor de nieuwe connector zoals hieronder beschreven. In de afbeelding is dit als voorbeeld ingevuld.
   
   
   Omschrijving: In het voorbeeld is deze connector de CommSvcConnector genoemd. Deze omschrijving kunt u echter aanpassen, zodat het voor iedereen duidelijk is dat deze App Connector voor Caseware wordt gebruikt en niet voor andere applicaties.
   Geblokkeerd: Zorg ervoor dat deze App Connector niet geblokkeerd is, dus uitvinken.
   Gebruikersgroep: de gebruikers die gekoppeld zijn aan deze gebruikersgroep hebben als enige de autorisatie om gegevens vanuit Afas te importeren in Caseware

5. Tabblad Connectoren: Let op! Zorg ervoor dat de CommSvcConnector is toegevoegd onder connectoren!
   
   
   
6. Tabblad Gebruikerstokens:
   

7. Maak een nieuw token aan door te klikken op Nieuw.
   Selecteer een gebruiker en geef een duidelijke omschrijving in. Klik dan op Volgende.
   
   
   
   Kopieer het token door te klikken op de button 'Kopieer' en plak het token eerst in de instellingen van de Caseware Connector Financieel - Afas Profit. Tip: plak het token ook even in het kladblok. Na voltooien kunt u het token niet meer op te vragen. Klik daarna op Voltooien.
   
   Meer informatie over de instellingen binnen AFAS Profit vindt u in het klantenportaal van AFAS. Via deze link komt u bij de instellingenpagina voor het token van de APP Connector.

Instellingen App connector in AFAS Profit voor de import financiële data en CRM

1. Open uw Afas Profit omgeving
   
   
   
2. Ga naar Beheer - App connector.
   

3. Klik op Nieuw om een nieuwe App Connector te definiëren.
   Voor het importeren van CRM gegevens uit Afas is een App Connector nodig.
   

4. Vul de gegevens voor de nieuwe connector zoals hieronder beschreven. In de afbeelding is dit als voorbeeld ingevuld. 
   
   Tabblad Algemeen
   
   Omschrijving: In het voorbeeld is deze connector de Caseware App Connector genoemd. Deze omschrijving kunt u echter aanpassen, zodat het voor iedereen duidelijk is dat deze App Connector voor Caseware wordt gebruikt en niet voor andere applicaties.
   Geblokkeerd: Zorg ervoor dat deze App Connector niet geblokkeerd is, dus uitvinken.
   Gebruikersgroep: de gebruikers die gekoppeld zijn aan deze gebruikersgroep hebben als enige de autorisatie om gegevens vanuit Afas te importeren in Caseware.
   
   Tabblad GetConnectoren
   
   Klik op Nieuw bij het tabblad GetConnectoren en selecteer de GetConnectoren van Caseware. Voeg deze toe aan de lijst. Zorg ervoor dat ze niet geblokkeerd zijn.  In het bovenstaande plaatje staan alle connectoren ook die met betrekking tot CRM. Deze moet u inlezen en worden niet standaard meegeleverd in de Profit omgeving. Voor Financiële import heeft u standaard alle GetConnectoren beschikbaar.
   
   Tabblad Connectoren
   
   
   Zorg ervoor dat de twee connectoren zijn gekoppeld:
   AppConnectorReport
   AppConnectorSubject
   
   Tabblad Gebruikerstokens
   
   
   5. Maak een nieuwe token aan door te klikken op Nieuw.
   Selecteer een gebruiker en geef een duidelijke omschrijving in. Klik dan op Volgende.
   
   
   
   Kopieer het token door te klikken op de button 'Kopieer' en plak het token eerst in de instellingen van de Caseware Connector Financieel - Afas Profit. Tip: plak het token ook even in het kladblok. Na voltooien kunt u het token niet meer op te vragen. Klik daarna op Voltooien.
   
   
   Meer informatie over de instellingen binnen AFAS Profit vindt u in het klantenportaal van AFAS. Via deze link komt u bij de instellingenpagina voor het token van de APP Connector.
   
   Door deze aanpassing is ook de registratiewijze van de connector aangepast in onze programmatuur. Heeft  u ook klant administraties in Afas Profit dan moet u als beheerder ook voor alle klant omgevingen de tokens vast te leggen via het management gedeelte. Eventueel kunt u ook op deze wijze eigen administraties afsluiten door specifieke tokens te koppelen aan specifieke gebruikers. (Caseware.Connector.Management.exe) van de Caseware Connector Financieel.

Instellingen Caseware Connector Financieel - Afas Profit

Voor het inrichten van de module Afas Profit, start het het programma Caseware.Connector.Management.exe op vanuit de installatiefolder van de Caseware Connector Financieel. U kunt dit ook doen vanuit de Toolbox via het menuitem Applicaties. Bij het opstarten, logt u in met de admin inloggegevens. Om de module AFAS Profit te activeren opent u het blad Instellingen algemeen en vinkt u AFAS Online aan.

1. Start de Management module van de Caseware Connector Financieel op door het bestand Caseware.Connector.Management.exe op te starten vanuit de installatiemap van de Caseware Connector Financieel.
   
   
   
2. Log in met de admin-gegevens.
   
   
   
3. Ga naar Bestand - Instellingen algemeen.
   
   
   
4. Activeer de module Afas Online door deze aan te vinken.
   
   Klik op OK om de instellingen op te slaan en dit scherm af te sluiten.
   
   
5. Ga naar de Modules - Afas Profit.
   
   
   

De instellingen Afas Profit bestaat uit twee tabbladen.

Tabblad Algemeen: op het tabblad algemeen selecteert u de functionaliteiten en definieert u de omgevingen.
Tabblad Elektronisch dossier: het tabblad Elektronisch dossier kunt u pas instellen wanneer u de instellingen voor het koppelen van de omgevingen heeft afgerond.

Instellingen tabblad Algemeen

Sectie: Modules

Binnen de Caseware Connector AFAS Profit is nog een onderverdeling gemaakt in beschikbare functionaliteiten. Dit zijn:

• Importeren financiële informatie uit Afas Profit?: maakt het mogelijk om de cijfers (grootboekmutaties en grootboeksaldi) uit een Afas Profit administratie te importeren in een Caseware dossier.
• Uitwisseling van documenten?: maakt het mogelijk om documenten uit een Afas Profit administratie te importeren in een Caseware dossier.
• Importeren CRM informatie?: maakt het mogelijk om de NAW-gegevens uit een Afas Profit administratie te importeren in een Caseware dossier.
• Upload SBR?: maakt het mogelijk om vanuit een Caseware dossier de SBR publicatiestukken te verzenden via het portaal van Afas. Deze stukken worden ook in de Afas Profit administratie bewaard.

Sectie: Online / Lokaal

De sectie Online / Lokaal bestaat dus uit twee tabbladen binnen het tabblad Algemeen. Op deze tabbladen worden de gegevens van de Afas Profit omgevingen gedefinieerd. Hieronder worden deze toegelicht. Voor legacy support is het tabblad lokaal nog niet verborgen maar dit wordt niet actief ondersteund. 

Instellingen voor de Online omgeving


1. DlnNr (Deelnemersnummer)
Klik in het lege veld en vul hierin het deelnemersnummer in. Dit is het 5-cijferige deeelnemersnummer zonder het toevoegsel O. Voor OTA-omgevingen moet het toevoegsel OTA wel voor het deelnemersnummer worden ingevuld.

2. Omgeving
Hier moet de omgeving zoals in AFAS benoemd worden vermeld. Voor iedere omgeving met een aparte App connector zult u deze moeten registreren zodat de gebruiker deze omgeving kan selecteren. U heeft deze gegevens ook nodig in het tabblad Elektronisch dossier. Door te klikken in het veld kunt u hier de omgeving vermelden.

3. Token
Klik in dit veld en plak het gebruikerstoken dat u bij het aanmaken van de App connector in AFAS Profit heeft gekopieerd/ geregistreerd.

4. SBR
Selecteer hier welk aangemaakt token bestemd is voor SBR. Zie uitleg hieronder onder het kopje 'Specifieke Upload SBR'.

5. Nieuwe registratie
Om een volgende omgeving te registreren klikt u met de muis onder de reeds ingevulde omgeving.

Specifieke Upload SBR
Voor de Upload SBR dient een tweede registratie toegevoegd te worden. Volg hiervoor de stappen in Profit Help van Afas bij Token aanmaken. Voor SBR upload is het token van de CommSvcConnector nodig.

Instellingen voor de Lokale omgeving
Hier maakt u een keuze voor welke omgevingen u de instellingen wilt gaan registreren.

1. Servernaam
Dit veld is alleen beschikbaar in het tabblad lokaal. U vult hier de naam in van de lokale server waarop uw AFAS Profit omgeving is geïnstalleerd. De naam van de server is bij uw systeembeheerder bekend.

2. Omgeving
Hier moet de omgeving, zoals in AFAS is benoemd, worden vermeld. Voor iedere omgeving met een aparte App connector zult u deze moeten registreren zodat de gebruiker deze omgeving kan selecteren en gebruiker. U heeft deze gegevens ook nodig in het tabblad Elektronisch dossier. Door te klikken in het veld kunt u hier de omgeving vermelden.

3. Omschrijving
Vul hier de gewenste omschrijving in.

4. Token
Klik in het veld voor token en plak het Gebruikerstoken dat u bij het aanmaken van de App connector in AFAS Profit heeft gekopieerd/ geregistreerd.

5. SBR
Selecteer hier welk aangemaakt token bestemd is voor SBR. Zie uitleg hieronder 'Specifiek Upload SBR'.

6. Nieuwe registratie
Om een volgende omgeving te registreren klikt u met de muis onder de reeds ingevulde omgeving.

Instellingen tabblad Elektronisch dossier
De instellingen op dit tabblad kunt u doen wanneer uitwisseling van documenten is aangevinkt en uw omgevingen heeft geregistreerd in het tabblad Algemeen.

Met de zoekknoppen  achter een regel kan het zoek- en selecteer venster van het betreffende onderdeel worden geopend.


1. Keuze voor een Profit omgeving Lokaal of Online
Hier stelt u in of u voor het uitwisselen van documenten lokaal of online verbinding maakt met uw centrale omgeving. U kunt maar één omgeving hebben waarin u documenten uitwisselt ten behoeve van uw centrale omgeving in AFAS Profit.

2. Deelnemersnummer
Via de keuzeknop selecteert u de Lokale of Online omgeving van uw centrale omgeving in AFAS Profit. Wanneer de omgeving is gekozen zullen bij 3, 4 en 5 ook zoekknoppen verschijnen om selecties te kunnen maken.

3. Documenttypen
Hier worden de documenttypes getoond die aangemaakt zijn in Afas Profit. Selecteer de types van documenten om uit te kunnen wisselen met het Caseware dossier. U kunt één of meerdere typen selecteren.

De documenttypen zijn in Afas Profit te vinden via het menu CRM - Dossier - Inrichting - Type dossieritem:


4. Extra kenmerk
Hier worden de jaardefinities getoond die zijn aangemaakt in Afas Profit. Maak een keuze uit de ingerichte definities. U kunt hierin één of meerdere selecties maken.

5. Permanent dossieritem
Hier worden de jaardefinities getoond die zijn aangemaakt in Afas Profit. Kies hier het item dat voor het aangeven van het permanente dossier dient.

6. Folder Inbox Caseware
De documenten die opgehaald worden uit Afas Profit komen in deze map te staan in het dossier. Wanneer het document wordt opgehaald in in het dossier kan dit automatisch voorzien worden van een label. Dat is te regelen met het veld 'Te koppelen label'.

7. Te koppelen label
Wanneer het document wordt opgehaald en in het dossier wordt geplaatst, kan het document automatisch worden voorzien van een label. In dit veld wordt de omschrijving van het label ingevuld.