Muteren werkprogramma’s/ checklisten/ vragenlijsten

In dit artikel wordt beschreven hoe u op kantoorniveau aanpassingen maakt in bestaande werkprogramma's dan wel nieuwe werkprogramma's aan kunt maken.

3 lagen structuur
Muteren stamgegevens werkprogramma
Muteren/toevoegen instructies
Muteren vragenlijst

3 lagen structuur

CaseWare levert samen met de content leverancier een standaardinhoud van werkprogramma’s, checklisten en overige documenten aan (laag 1). Op kantoorniveau kunt u hiervan afwijken. U kunt werkprogramma’s en instructies toevoegen, wijzigen of verwijderen (laag 2). Deze kunnen vervolgens op klantniveau weer worden aangevuld/aangepast (laag 3).

CaseWare zal enkel laag 1 updaten, zodat u nooit uw kantoor- en klantspecifieke aanpassingen kwijt bent.

Muteren stamgegevens werkprogramma

In de menubalk in de Content Editor Managers vindt u onder Compliance Manager een pull-downmenu. U dient hier te kiezen voor ‘Muteren werkprogramma’s/ checklisten’ om op kantoorniveau werkprogramma’s te kunnen wijzigen.

U komt in het volgende scherm:

In de bovenste helft van het scherm vindt u alle reeds aanwezige werkprogramma’s en checklisten.

Indien u een werkprogramma selecteert kunt u door middel van het rechtermuis menu een werkprogramma muteren, toevoegen of kopiëren.

Bij het klikken op ’Muteren’ komt u in een scherm waarbij u de omschrijving en het type van de vraagnummering kunt wijzigen. Tevens kunt u hier aangeven aan wie de aantekeningen dienen te worden toegewezen die aangemaakt worden met de aantekeningbutton in het desbetreffende werkprogramma. Tenslotte kunt u hier een inleiding, koppeling met Scienta, koppeling met NBA en de helpinformatie kwijt. De inleiding houdt in dat er een toelichtende tekst bovenin het werkprogramma zal worden getoond. De koppeling naar Scienta en/of NBA zorgt voor de koppeling naar desbetreffende onderdeel in Scienta en/of NBA. De helptekst kan een link naar een document bevatten (opgenomen in Compliance Manager/Kantoor/Help) of een link naar het intra- of internet.

Indien u het versienummer ophoogt, zal het werkprogramma bij openen automatisch worden bijgewerkt.

Als u een werkprogramma toevoegt, dient u een nummer en naam op te geven.

Let er wel op dat u bij het aangeven van het nummer in de juiste ranges blijft. Zodra u op de button ‘OK’ klikt, ziet u dat het werkprogramma is aangemaakt in de database. Er verschijnt een icoon in de Content Editor om aan te geven dat dit een kantoor specifieke wijziging betreft.

Vervolgens kunt u het werkprogramma eventueel nog koppelen aan een post of proces door middel van Materialiteitsbeheer.

Daarna dient u de synchronisatie te ‘triggeren’ door document ‘Triggeren netwerkcomponenten voor update’ te gebruiken.

U dient daarna document ‘Documentenbeheer’ opnieuw op te bouwen zodat u het document handmatig of automatisch (via beheer posten en processen) kunt laten opkomen in het klantdossier. 

Muteren/toevoegen instructies

Indien u in het bovenste gedeelte van het scherm dubbelklikt op een werkprogramma of checklist zullen in het onderste gedeelte van het scherm de bij het desbetreffende werkprogramma/de desbetreffende checklist behorende instructies weergegeven.

Als u op een vrije instructie dubbelklikt, kunt u deze wijzigen en diverse parameters meegeven. Deze vindt u terug in het tabbladen ‘Details’ en 'Vervolg details'.

Mapping

In de basisgegevens kunt u de instructie koppelen aan een mapping. Dit betekent dat deze instructie enkel zal opkomen als er geboekt is op een rekening die aan deze mapping gekoppeld is. Indien dit niet het geval is zal de instructie in blauw opkomen in het werkprogramma en zal deze na bevriezen niet meer zichtbaar zijn. Voor het bevriezen kan de instructie nog wel handmatig aangezet worden in het klantdossier.

U kunt de mapping koppelen aan de instructie door op het vergrootglas te klikken.

De mapping kunt u verwijderen door op het rode kruis te klikken.

Relaties met instructies

Relaties zijn bedoeld om instructies te linken naar de beantwoording van een of meerdere andere instructies in hetzelfde of een ander werkprogramma.

U klikt hiertoe op de button   en komt in het volgende scherm:

In het bovenste witte gedeelte van het scherm staat de instructie die u afhankelijk wilt laten zijn van een andere instructie. Allereerst klikt u op het groene plusje om een formuleregel toe te voegen: . In het onderste witte gedeelte staan alle werkprogramma’s en checklisten van de Controle Manager. Als u klikt op het pijltje voor zo’n checklist/werkprogramma worden alle instructies getoond die in het desbetreffende werkprogramma zitten.

Als u de instructie gevonden heeft, selecteert u deze met de muis, en dubbelklikt hierop. U krijgt een scherm met de vraag: ‘Overnemen naar geselecteerde formule’?

Indien u met ‘Ja’ antwoordt, wordt de geselecteerde instructie gekopieerd naar het onderste gedeelte van het scherm. Vervolgens kunt u de gewenste afhankelijkheid instellen. In onderstaand voorbeeld is de afhankelijkheid ingesteld: ‘Is gelijk aan ja’. Dit betekent dat de aanvankelijke instructie pas opkomt als deze instructie met ‘Ja’ is beantwoord.

Vervolgens kunt u door middel van ‘en/of’ nog meerdere instructies selecteren. U kunt dit zo ingewikkeld maken als u zelf wenst, maar let op het ‘blackbox-karakter’ van werkprogramma’s dat hierdoor kan ontstaan. Voor elke meerdere relatie moet wel eerst door middel van het groene plusje een formuleregel worden toegevoegd. Als u uiteindelijk akkoord gaat met uw aangebrachte relatie(s) klikt u op het groene vinkje en de relatie wordt opgeslagen.

De relatie kunt u verwijderen door op het rode kruisje te klikken: .

Relaties met signalen per post

Middels   button kunt u bijvoorbeeld controledoelstelling(en) koppelen aan een instructie. Welke signalen hier staan is afhankelijk van Complianceproduct en contentleverancier. Dit betekent dat desbetreffende instructie alleen opkomt als ingeval van SRA Controle Manager de desbetreffende controledoelstelling(en) is/zijn aangevinkt in het Postenoverzicht of het Materialiteitsoverzicht van desbetreffende post.

COS-lijst

Door middel van klikken op het vergrootglas kunt u de instructie koppelen aan een standaard. U kunt een lijst uitdraaien met alle instructies die bij een bepaalde standaard horen. Als deze standaard wijzigt, weet u welke instructies eventueel gewijzigd moeten worden.

Type

Dit is bedoeld om (tussen)kopjes in werkprogramma’s aan te maken. Als u een vinkje zet bij ‘Titel’ of ‘Subtitel’ wordt de regel vet afgedrukt en is het tabblad ‘Details’ (zie verder) niet meer beschikbaar.

Details

 

Antwoordtype

Hier kunt u selecteren welk antwoordtype u bij deze vraag wilt instellen. De volgende antwoordtypes zijn beschikbaar:

1. Ja,Nee,NVT
2. Combo
3. Numeriek
4. Datum
5. Checkbox
6. Alfanumeriek Lang
7. Alfanumeriek kort
8. Referte
9. Formule

Ad 2) 

Bij Combo kunt u met het vergrootglas zoeken in de lijst met voorgedefinieerde combo’s

Vervolgens komt u in een scherm met de aanwezige combo’s. U kunt hierin zoeken op ID en Omschrijving. Standaard wordt niet de gehele lijst antwoorden in de combo direct getoond. Als u met de muis op een antwoord gaat staan wordt de gehele lijst in de tooltip getoond.

Ad 3)

Bij numeriek kunt u het aantal decimalen opgeven.

Ad 8)

Met refertes kunt u de antwoorden van andere instructies laten terugkomen. Dit kunnen instructies uit hetzelfde of uit een ander werkprogramma zijn. Met het vergrootglas kunt u zoeken in de lijst met werkprogramma’s.

Ad 9)

Met formules kunt u andere instructies die numeriek zijn bij elkaar optellen, van elkaar aftrekken, delen, vermenigvuldigen etc. U selecteert een numerieke instructie en kunt daarna +,-,/,* handmatig intypen waarna u weer een andere numerieke instructie kunt selecteren. Zo kunt u uw eigen formules opstellen.

Tabblad vervolgdetails

Recapfunctionaliteit

Dit betekent dat het antwoord overgenomen kan worden in een rapportage.

Wijzigingen toestaan

Indien u hier een vink zet betekent dit, dat medewerkers op opdrachtniveau af kunnen wijken van de kantoorinstructie. Ze kunnen de instructie dus klantspecifiek maken.

 In concreto betekent dit dat de medewerkers de beschikking hebben over de rechter muisoptie ‘Instructie wijzigen’. Deze optie is alleen zichtbaar voor gebruikers met voldoende rechten.

Nummer toekennen aan instructie

Hierbij een vink zetten, betekent dat de instructie meeloopt in de doorlopende nummering en ook bij de voortgang bovenin de werkprogramma’s.

Bij eventuele tussenregels of toelichtende regels hoeft u dus geen vink te zetten.

Instructie verbergen

Indien u dit vinkje aanzet, zal de instructie standaard niet opkomen in het werkprogramma. Deze moet dus bewust aangezet worden in een klantdossier voor uitzonderingssituaties.

Altijd uitzetten

Deze optie is er om standaard instructies uit te zetten, zodat ze niet zichtbaar zijn in de dossiers. Deze zijn op klantniveau ook niet meer aan te zetten.

Additionele omschrijving

Betekent dat er een tekstveld onder de instructie komt om de instructie klantspecifiek te maken. Dit kan gebruikt worden bij instructies die op kantoorniveau verplicht zijn gesteld. De instructie zelf kan dan niet gewijzigd worden, maar met de additionele omschrijving kan deze toch klantspecifiek gemaakt worden.

Opnemen in voortgang

Betekent of het antwoordtype beschikbaar is en meetelt in de voortgangsbalk bovenin het werkprogramma.

Toelichting

Geeft een tekstveld onder de instructie ten behoeve van de beantwoording van de vraag (naast de Ja/Nee/NVT button). Deze toelichting kan verplicht of vrij zijn.

Automatische actie

Houdt in dat er automatisch een aantekening van de desbetreffende vraag wordt gemaakt als aan de voorwaarde voldaan is. Wij adviseren u om hiermee voorzichtig te zijn om wildgroei van automatische aantekeningen te voorkomen.

Automatische actie issue soort

Hier selecteert u het soort/type aantekening dat automatisch wordt aangemaakt. 

Naam aftekening opnemen

Als u hier een vink zet, komen bij het beantwoorden van de vraag automatisch de initialen van de desbetreffende medewerker te staan.

Datum aftekening opnemen

Als u hier een vink zet, komt bij het beantwoorden van de vraag automatisch de systeemdatum achter de instructie te staan.

Documentverwijzing

Als u dit selecteert, heeft de medewerker de mogelijkheid om een document uit de Documentmanager te linken aan de instructie. Vanuit het werkprogramma kan dan direct het desbetreffende document geopend worden.

Schakelaar aan/uit

Betekent dat de vraag niet uit het werkprogramma mag worden verwijderd.

Aantekening

Als u hier een aantekeningtype selecteert, hebben medewerkers de mogelijkheid om semiautomatische aantekeningen door middel van de aantekeningbutton aan te maken bij de desbetreffende vraag. Semiautomatisch betekent dat de vraag automatisch in de aantekening terecht komt, en dat de medewerker enkel nog het onderwerp dient in te geven.

Helpinformatie

Deze functionaliteit gebruikt u als u een uitleg bij de vraag wilt geven of een link naar het kantoorhandboek wilt leggen. U kunt hier zowel ‘URL’s’ intypen als ‘browsen’ naar helpdocumenten die u in de map ‘..\CaseWare Compliance Manager\Kantoor\Help\’ heeft geplaatst. In het werkprogramma kunt u aan een blauw vraagteken zien, dat er een helptekst

Toewijzen standaard documentreferenties

Het is mogelijk om linken naar documenten bij een instructie voor te definiëren. Een voorbeeld is een document link op te nemen naar de standaard afschrijvingstaat die is opgenomen in ...\Compliance Manager 2017\Standaard\Documentenbeheer\ . Een documentreferentie voegt u toe door een instructie te selecteren en in het rechtermuismenu te kiezen voor Toewijzen default referenties.

Instructies sorteren op kantoorniveau

De beheerder kan nu ook instructies sorteren, zodat de kantoorspecifieke instructies niet langer onderaan een werkprogramma/checklist hoeven te staan.

Middels de pijlen kunt u de instructie verplaatsen.

Toewijzen documenten

U kunt werkprogramma’s linken aan een vraag. U geeft hiervoor een rechtermuisklik op de vraag en selecteert ‘Toewijzen documenten’:

U kunt ervoor kiezen welke documenten u wilt laten toevoegen aan het dossier als de vraag met ‘Ja’ beantwoord wordt, maar ook als de vraag met ‘Nee’ beantwoord wordt.

In dit geval wilt u het werkprogramma laten opkomen als de vraag met ‘Ja’ wordt beantwoord.

U klikt daartoe in het witte vlak onder ‘Ja’ en klikt daarna op ‘Selecteren documenten’. Hierna op ‘Toevoegen document(en)’ en u krijgt alle documenten te zien die u kunt toevoegen.

 

Hierna dient u na eventuele synchronisatie van server naar lokaal in uw dossier (template) de voorloopvragen bij te werken en u ziet de toegevoegde voorloopvraag verschijnen.

Na beantwoorden van de vraag zal het werkprogramma aan het dossier worden toegevoegd.

Muteren vragenlijst

Dit onderdeel is niet van toepassing op SRA CBM | Corporate Manager | Cygnus Atratus Samenstel Manager

Het aanpassen of toevoegen van een vragenlijst heeft dezelfde werking als de optie "Muteren werkprogramma's/checklisten(zie hiervoor paragraaf Muteren/toevoegen instructies. Enige verschil is dat hier ook de PBCL kan worden ingericht in combinatie met PinkWeb.