Dit artikel beschrijft de werking van de groepsfunctionaliteit in de Controle- en Samenstel Manager.
Inleiding
Verzenden info van topholding naar dochtermaatschappijen
Verwerking informatie in de dochtermaatschappijen
Ontkoppelen van documenten
Aanvullende werking bij de Controle Managers:
Risicoformulieren
Transfer van data van dochtermaatschappijen naar holding
Verwerken gegevens dochtermaatschappijen in holding
Scoping in de groepscontrole
Overzicht voorafgaande journaalposten groepscontrole
Eenmalig overnemen documenten vanuit dochter naar holding
Inleiding
Onder groep wordt verstaan een holding met één of meerdere dochterondernemingen. Voor elke entiteit wordt een eigen dossier gebruikt, maar kan het voorkomen dat dezelfde informatie in diverse dossiers binnen de groep dienen te worden vastgelegd, bijvoorbeeld de onafhankelijkheidschecklist. Deze is veelal voor elke entiteit in de groep exact gelijk, maar dient toch in ieder dossier te worden gevuld om per entiteit een zelfstandig leesbaar dossier te krijgen.
Binnen de Controle- en Samenstel Manager kunnen checklisten eenmalig in de holding worden vastgelegd en gedistribueerd naar één of meerdere dochterondernemingen. Tevens geldt hetzelfde voor de benoemde risico’s en aan de risico's gekoppelde inherente risicofactoren binnen de Controle Manager, waarbij de risico’s per dochteronderneming dienen te worden afgewerkt.
Binnen de SRA content kan ook de beschrijving van de huishouding getransporteerd worden van holding naar dochterondernemingen.
Verzenden info van topholding naar dochtermaatschappijen
Nadat de checklisten en werkprogramma’s zijn ingevuld in de holding kunt u ervoor kiezen bepaalde documenten te verzenden naar dochtermaatschappijen.
In het holding dossier staat de Groepsdocumenten matrix. Dit document komt op als er in de voorloopvragen is aangegeven dat er sprake is van groepscontrole voor de dossiervorming.
Voorbeeld vanuit de SRA Controle Manager
Bij de eerste keer openen van de Groepsdocumenten matrix zal het document leeg zijn. U dient het document eerst te laten opbouwen door middel van tekstmenu "Document" | Bijwerken. Na het klikken op tekstmenu "Bijwerken" verschijnt de volgende melding:
Hier klikt u vervolgens op "Ja" om de groepsdocumenten matrix te laten opbouwen.
De Groepsdocumenten matrix geeft nu in de kolommen automatisch alle dochters weer die in de consolidatie zijn opgenomen. Alle documenten worden weergegeven, waarvan op kantoorniveau door middel van de Content Editor is aangegeven dat deze gesynchroniseerd mogen worden. Daaronder worden alle risicodocumenten aangegeven.
Er is een onderscheid tussen documenten die zwart en blauw worden weergegeven. De zwarte documenten zijn aanwezig in het holdingdossier, de blauwe documenten zijn (nog) niet aanwezig en kunnen dus ook niet gesynchroniseerd worden.
Nadat het document is opgebouwd, kunt u door middel van vinken aangeven welk document in welke dochter moet worden opgenomen. U kunt ook alle documenten in één keer voor alle entiteiten selecteren.
Ook kunt u ervoor kiezen een document in één keer voor alle entiteiten te selecteren door middel van het rechter muismenu op een rij.
Tenslotte als alle gewenste vinken gezet zijn worden de documenten als volgt naar de dochtermaatschappijen verzonden.
Indien een risico wordt doorgezet naar een dochtermaatschappij via de groepscontrolefunctionaliteit, zullen de aan het risico gekoppelde inherente risicofactoren ook worden doorgezet.
Bij wijzigingen in de groepsdocumenten matrix kan het verzenden opnieuw worden uitgevoerd.
Verwerking informatie in de dochtermaatschappijen
Open de dochtermaatschappij waarin u de checklisten/werkprogramma’s en/of risico’s wilt importeren. In de voorloopvragen dient u aan te geven dat er sprake is van groepscontrole voor de dossiervorming en tevens dat het dossier niet de holding betreft.
Als het Documentenbeheer wordt geopend, ziet u dat er een extra kolom is bijgekomen: ‘Groepsdocument’.
Tevens staat bij bepaalde documenten een mailicoon. Het icoon geeft aan dat er groepsdocumenten klaar staan om verwerkt te worden in het dossier. De documenten worden verwerkt door te kiezen voor de optie ‘Verwerken inbox informatie’ onder het menu Connect -Inbox.
Na de verwerking zijn de mailiconen veranderd in groene vinken.
In de Documentmanager is aan de tag ‘Groepdocument’ te zien dat er sprake is van documenten die ‘getransfereerd’ zijn.
Indien een dergelijk groepsdocument wordt geopend is het document raadpleegbaar en niet muteerbaar, zodat de consistentie gewaarborgd blijft tussen de dossiers.
Ontkoppelen van documenten
Het is wel mogelijk documenten aan te passen. Dat kan nodig zijn als de vastlegging voor de groep nagenoeg gelijk is maar voor een individueel dossier nog enige aanpassingen moeten worden gemaakt. De volgende stappen leggen uit hoe dat gedaan moet worden.
In de holding moet in de groepsdocumenten matrix het document bij de betreffende dochter(s) worden ontkoppeld.
Het ontkoppelde document krijgt het volgende icoon: 
Vervolgens moet de informatie opnieuw worden verzonden naar de dochtermaatschappijen.
In het betreffende dochterdossier moet bij documentenbeheer de informatie opnieuw te worden verwerkt.
Bij het ontkoppelen wordt het label groepsdocument en de aftekeningen weggehaald. Overigens kunt u documenten in de holding niet meer deselecteren indien ze eenmaal verwerkt zijn in de dochtermaatschappij.
Risicoformulieren
Risicoformulieren die doorgezet zijn vanuit de holding naar de dochtermaatschappijen zijn deels op slot.
De rest van de informatie kan enkel in de dochtermaatschappij aangevuld worden en wordt terug getransporteerd.
Transfer van data van dochtermaatschappijen naar holding in controle dossiers
De volgende gegevens kunnen worden getransporteerd van de dochtermaatschappijen naar de holding:
- Kerndocumenten (Controleplan, Controlestrategiemtarix, Interim-memo, Overall topmemo, Afrondingsmemo);
- Risicoformulieren (die oorspronkelijk zijn aangemaakt in de holding, alleen in Controle dossiers);
- Materialiteitsgegevens;
Voor het klaarzetten van de gegevens voor transfer naar de holding, wordt gebruik gemaakt van document 'Groepsdocumenten Datatransfer’. Dit document is ook in het dossier toegevoegd op basis van beantwoording van de voorloopvragen “Wilt u gebruik maken van groepscontrole voor de dossiervorming?” (Ja) en “Zit u in de hoogste entiteit (holding)?” (Nee).
Bij de eerste keer openen van Groepsdocumenten datatransfer zal het document leeg zijn. U dient het document eerst te laten opbouwen door middel van tekstmenu "Document" | Bijwerken.
Hierna kunt u de kerndocumenten selecteren die u door wilt sturen. De risicoformulieren kunt u niet de-selecteren. Deze dienen verplicht terug getransporteerd te worden.
De materialiteitsgegevens komen uit 1.12.1 (SRA) / CA010201 (NOVAK)(initieel) en 4.1.4 (SRA) / CE0002 (NOVAK) (definitief).
De FTE’s komen uit 1.1.5 (SRA/CA) / CP0005 (NOVAK).
De daadwerkelijke transfer van data van dochtermaatschappij naar holding te sturen gebeurt met behulp van tekstmenu "Datatransfer".
Verwerken gegevens dochtermaatschappijen in holding
In het holdingdossier gaat dit via de Groepsdocumenten matrix via "Van dochters" en vervolgens "Verwerken informatie vanuit dochtermaatschappijen".
Vervolgens komt u een aantal mappen tegen met de getransporteerde kerndocumenten in PDF vanuit de dochtermaatschappijen.
Scoping in de groepscontrole
Het eerste document dat u in deze map tegenkomt is document 4.10.1.1 (SRA) / 6.10.1.1 (CA) / CG0101 (NOVAK) ‘Scoping in de groepscontrole’. Bij openen van dit document dient u eerst te kiezen voor document bijwerken.
Hier komen de definitieve materialiteitsgegevens van alle dochtermaatschappijen terug.
De kolommen ‘Toegerekende materialiteit’ en ‘Vrije tekst’ zijn inputvelden en kunt u overschrijven.
Tevens kunt u door middel van de rechter muistoets extra rijen toevoegen voor groepsmaatschappijen die niet in de consolidatiestructuur binnen CaseWare zijn opgenomen.
Overzicht voorafgaande journaalposten groepscontrole
Het volgende document is document 4.10.1.2 (SRA) / 6.10.1.2 (CA) / CG0102 (NOVAK) ‘Overzicht voorafgaande journaalposten groepscontrole’ dat alle journaalposten verzamelt die in de dochtermaatschappijen zijn gemaakt.
Bij het openen wordt via ‘Bijwerken’ de voorafgaande journaalposten ingelezen.
Eenmalig overnemen documenten vanuit dochter naar holding
Indien in voorgaand jaar de voorbereidings- en planningsfase niet in de holding, maar in de dochter met de belangrijkste activiteiten is uitgewerkt, heeft u de mogelijkheid deze documenten over te nemen naar de holding.
Hiervoor is kopiëren groepsdocumenten (1.1.6 (SRA/CA) / CP0006 (NOVAK)) beschikbaar. Omdat deze niet standaard wordt opgenomen in het dossier, moet deze handmatig in document 1.1.3 (SRA/CA) / CP0003 (NOVAK) ‘Documentenbeheer’ in de holding aangezet worden om aan het dossier te worden toegevoegd.
U opent kopiëren groepsdocumenten. Vervolgens kiest u in de tekstmenu "Groepsdocumenten" voor de optie ‘Opbouwen entiteitenlijst’.
U kiest de gewenste entiteit, waarvan u documenten wilt overnemen en kiest vervolgens voor ‘Opbouwen documentenoverzicht’.
Nu worden alle documenten getoond waarvan op kantoorniveau is aangegeven door middel van de Content Editor dat ze gesynchroniseerd mogen worden.
In de volgende kolom wordt aangegeven of ze in het huidige dossier (de holding) zijn opgenomen.
De kolom ‘Aanwezig in entiteit’ geeft aan of het document in de gekozen entiteit aanwezig is. Tenslotte is er een kolom ‘Toevoegen in dossier’, waarbij u kunt aangeven of het desbetreffende document wilt kopiëren. Dit kan natuurlijk alleen als het document wel in de dochtermaatschappij aanwezig is, maar niet in de holding. In de laatste kolom kunt u een eventuele toelichting kwijt. Indien u alle documenten heeft aangegeven, welke u wilt overnemen, klikt u op de optie ‘Overnemen dossierinformatie vanuit geselecteerde entiteit’. De documenten worden nu gekopieerd.
